Equipos y Habilidades utilizados en oficinas

Trabajo en una oficina requiere que tenga un conjunto de habilidades específicas y ser capaz de utilizar ciertos tipos de equipos que son comunes a muchas oficinas. Si no está familiarizado con una pieza de equipo, tendrá que aprender. El equipo utilizado y las habilidades que se necesitan pueden variar ligeramente de una oficina a otra, pero en general son mano de papel similar.


Equipo de papel-relacionados

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    Algunas de las piezas de equipo de oficina son necesarias para los aspectos de papel de la empresa. fotocopiadoras se utilizan para hacer copias de documentos para distribuir documentos o para hacer más clara o más oscura. Las impresoras también se utilizan para imprimir documentos y mensajes de correo electrónico que puedan ser necesarios para la documentación. Muchas oficinas también utilizan trituradoras para disponer de documentos sensibles que ya no son necesarios. Las máquinas de fax todavía se pueden encontrar en las oficinas, pero no son tan comunes. Algunas fotocopiadoras han funciones de fax.

Ordenadores

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    Hoy en día, muchas oficinas utilizan los ordenadores para hacer negocios. Los empleados utilizan el correo electrónico para la comunicación entre compañeros de trabajo y clientes. Los documentos se crean usando el software de procesamiento de texto y hojas de cálculo organizados en el equipo. Algunas oficinas también utilizan escáneres de documentos para escanear documentos en papel en formato electrónico. Estos escáneres están conectados a un ordenador y transferir los documentos en papel en archivos de computadora, que luego son archivados en el ordenador por un operador. Los empleados en una oficina también a veces usan sus ordenadores para la entrada de datos, dependiendo del tipo de oficina.

Habilidades de comunicación

  • Para tener éxito en el entorno de la oficina, un empleado debe ser capaz de comunicarse bien. El tipo de comunicación variará en base a la descripción del trabajo. Algunos empleados tendrán que ser capaz de escribir bien y comunicarse a través de correo electrónico o incluso el correo regular. Comunicación oral también puede ser importante. Algunos empleados de oficina responden regularmente llamadas de teléfono y hablar con los clientes de la compañía. Incluso aquellos empleados que no se comunican con los clientes externos, la buena comunicación entre sus compañeros de trabajo y jefes son muy importantes. Dependiendo del trabajo, las negociaciones pueden ser incluso necesario.

administración

  • Incluso aquellos empleados que no están en puestos de dirección tendrán que ser capaces de gestionar ellos mismos en su trabajo. Un empleado debe ser capaz de mirar a su carga de trabajo y determinar cuáles son las tareas más importantes que hacer primero y cuáles pueden esperar. También debe ser capaz de gestionar su tiempo durante todo el día y lo utilizan para completar tantas tareas como sea posible. Ciertas llamadas telefónicas se deben hacer en un momento determinado, mientras que las tareas diarias habituales pueden ser capaces de esperar un poco.

La resolución de problemas

  • No se cortan y secan todos los aspectos de un trabajo de oficina. Un empleado tendrá que utilizar las habilidades de resolución de problemas para ayudar a determinar la mejor manera de completar tareas y qué se puede hacer para solucionar cualquier problema que pueda surgir. Los empleados deben ser capaces de trabajar juntos y utilizar técnicas de lluvia de ideas para ser capaz de resolver problemas y proyectos completos. Un empleado podría beneficiarse del uso de la creatividad para encontrar soluciones y ponerlas en práctica en sus proyectos.

Habilidades computacionales

  • Muchas oficinas prefieren contratar a los empleados que tienen experiencia con tipos específicos de software que la empresa utiliza como software financiero. Si se contrata a alguien que no tiene estas habilidades, se requiere entrenamiento adicional para que pueda hacer bien su trabajo. Algunas oficinas también requerirán un empleado potencial para tomar una prueba de mecanografía. Cuanto más rápido que una persona puede escribir con precisión, más eficiente será el empleado será. La capacidad de aprender rápidamente y resolver problemas simples de la computadora es también una habilidad importante que los empleados tengan.

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