¿Cuáles son los procedimientos normalizados de trabajo para un auxiliar administrativo?

Un empleado de soporte maneja muchas funciones generales de oficina que se capturan en un manual de procedimientos de oficina estándar. Sus responsabilidades administrativas incluyen típicamente contestando teléfonos, gestión de calendarios, la coordinación de los viajes y la preparación de presentaciones. Un auxiliar administrativo también se ocupa de los archivos departamentales, bibliotecas y salas de suministro. SOP la mantienen organizado cuando es nuevo en el trabajo y no están familiarizados con algunas de las rutinas de su empleador. La distribución de correo electrónico puede parecer una tarea sencilla, pero un recién llegado no sabrá que las entregas llegan dos veces al día o que algunos empleados departamentales quiere un correo colocaron en sus escritorios en lugar de dentro de sus ranuras de correo individuales. Las instrucciones de trabajo ayudan a aprender estas tareas. Estos "cómo" también guiarla de reemplazo, que rellena para ella cuando está fuera de la oficina por vacaciones o enfermedad.

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Un auxiliar administrativo realiza tareas complejas que requieren numerosos pasos, tales como la preparación de boletines de noticias o el establecimiento de reuniones o programas de formación durante todo el día. Las instrucciones de trabajo proporcionan una lista de verificación visual que le guía a través de todo el proceso, tales como solicitar artículos para la publicación mensual compañía de todo el camino hasta la distribución a los lectores. Para una reunión, el asistente se encarga de todo, desde la reserva de la sala de conferencias de la publicación minutos después del programa. procesos de ruptura en pasos más pequeños hace que la carga de trabajo parezca menos abrumadora por lo que un asistente puede mantener una organización ocupada que fluye en lugar de preocuparse de que podría pasar por alto algo, según AllThingsAdmin.

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Un profesional administrativo se basa en material de oficina y sistemas informáticos. Ella tiene que dominar múltiples líneas de teléfono, intercomunicadores, impresoras, fotocopiadoras, faxes y proyectores. POS explicar cómo operar el equipo por lo que el asistente puede transferir eficientemente las llamadas telefónicas, escuchar mensajes de voz, cotejar los informes y administrar un estudio de videoconferencia. procedimientos de oficina con tipo también explican paso a paso los detalles sobre el uso de una computadora para escribir notas, introducir información en bases de datos y trabajar con un software específico de la industria, tales como la nómina o el sistema de facturación médica.

El asistente administrativo se encarga de las tareas que requieren la entrega a tiempo. Sus instrucciones de trabajo estándar le ayudan a cumplir con esos plazos enumerando la frecuencia con la que debe llevar a cabo las tareas. Estas tareas incluyen el pago de facturas, por lo que los depósitos bancarios, la presentación de informes a las agencias gubernamentales y la creación de consejos de administración. Un auxiliar administrativo legal puede ser responsable de presentar los documentos de la corte dentro de marcos de tiempo específicos. Del mismo modo, un asistente en un hospital podría esperarse para procesar las reclamaciones médicas de acuerdo a los plazos de una compañía de seguros. Un SOP efectiva explica los tiempos de respuesta para cada tarea, como todos los días, cada dos viernes o el primer día del mes.