Normas sobre los empleados de comidas reembolsos

Con la mayoría de los gastos, las reglas son simples. Usted paga la factura y deducir el gasto cuando presente su declaración de impuestos. Sin embargo, cuando se trata de reembolsar a sus empleados por gastos de comida, el problema se vuelve un poco más complicado. Bajo las reglas del Servicio de Impuestos Internos, el reembolso puede ser la base imponible de su empleado, o puede ser libre de impuestos. La cantidad que se reembolsará a su empleado puede no ser la cantidad que puede reclamar en sus propios impuestos.

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El IRS define dos situaciones en las que las comidas son deducibles. La primera requiere que los viajes fuera de la casa de impuestos para fines comerciales. La segunda situación cubre las comidas como entretenimiento relacionado con su negocio. Para deducir gastos de viaje, el viaje debe estar completa o principalmente por razones de negocios. Si el viaje combina negocios y placer, sólo la parte que está relacionados con la empresa es deducible. Para reclamar un gasto de entretenimiento como de negocios, el IRS requiere que usted o su empleado para discutir o realizar negocios durante la comida con una esperanza razonable de que el cliente le proporcionará ingresos en el futuro. Es posible que reembolsar al empleado por el costo total de la comida, pero sólo se puede deducir la mitad del costo de su declaración de impuestos de negocios. Incluir gratificaciones, las tarifas de estacionamiento o cargos por servicios directamente relacionados con la comida.

Si el empleado responsable de sus gastos de comida, como que le proporciona recibos y la razón de la costa, es posible que le reembolsará en su totalidad. También debe devolver ningún dinero por adelantado no gastado que ya ha proporcionado para sus gastos. No incluya el reembolso de sus salarios imponibles. Es posible deducir el 50 por ciento del costo para propósitos de impuestos.

Si el empleado no tiene en cuenta para sus gastos, le reembolsará en su totalidad e incluir el reembolso de su salario imponible. Estos reembolsos están sujetos a la retención de impuestos y están sujetas a impuestos de Seguro Social y Medicare también. No deducir estos como harina de gastos- lugar, los incluyen en sus gastos por concepto de sueldos y salarios, que son 100 por ciento deducible.

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beneficios de minimis son las de dicho valor mínimo que sería poco práctico o no razonable para dar cuenta de ellos. Por ejemplo, si ocasionalmente reembolsará a un empleado por su cena cuando se trabaja hasta tarde o reembolsar un supervisor que compró pasteles para el desayuno de su grupo en el que funcionaba en el fin de semana, puede considerar que los gastos de comida de minimis. No incluya los reembolsos en los salarios imponibles del empleado. El IRS le permite deducir estos pagos mínimos en su totalidad, en lugar de limitarse a un 50 por ciento como la mayoría de los gastos de comida.