Cómo hacer una lista de inventario
Si usted es dueño de un negocio, es importante mantener una lista actualizada de su inventario. Los artículos de inventario se consideran activos de la empresa, y deben aparecer como tal en sus registros financieros. También necesita esta información para calcular con precisión la cantidad de seguro que necesita en caso de robo, incendio, inundación u otro incidente que pudiera afectar a su inventario. Si se produce un incidente, su lista de inventario le ayudará cuando presente una reclamación de seguro.
Cosas que necesitará
- Computadora
- Software
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Decidir qué tipo de software que desea utilizar para registrar y actualizar su inventario. Muchas empresas utilizan una hoja de cálculo de Excel a la lista de sus artículos de inventario.
Introducir información como una descripción de cada una de las cantidades Item- números de serie de los items en equipo- el nombre del fabricante y del precio- de compra fecha de compra. Cada tipo de negocio tendrá cosas diferentes a incluir. Un despacho de abogados puede que tengan únicamente oficina equipo- una empresa de construcción podría tener bulldozers, camiones, remolques y herramientas- una tienda de comestibles podría tener cajas registradoras, estanterías, neveras, congeladores y los productos alimenticios que venden. Una de las grandes superficies o compañía puede necesitar artículos de inventario en un diario- una pequeña oficina que sólo tenga que equipos de inventario una vez al año. No todo tiene que ser inventariados. equipos de oficina, tales como papel, bolígrafos, clips de papel y no necesitan ser inventariados (a menos que tenga una tienda de suministros de oficina). Como regla general, debe inventario de todo lo que usted incluiría en un informe de seguros.
Incluya copias escaneadas de los recibos de la compra original en sus registros informáticos.
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Incluya copias escaneadas o digitales de fotografías de su inventario en sus registros informáticos. Por ejemplo, tomar fotos de las computadoras, copiadoras, automóviles, camiones, joyas (si es propietario de una tienda de joyas), maquinaria, etc.
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Guardar los registros de computadora en un lugar seguro donde se requiere una contraseña para acceder. Sólo proporcionar la contraseña a los de su confianza con esta información.
Asegúrate de que tienes un número de copias del inventario de mantenerse fuera del sitio en un lugar seguro. Proporcionar una copia electrónica de su inventario a su abogado, contador y agente de seguros.
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Considere la compra de una caja de seguridad en su banco donde se puede mantener copias impresas y electrónicas de su inventario.