Cómo escribir una carta sobre un proyecto
Independientemente de por qué tiene que escribir una carta sobre un proyecto - por ejemplo, desea solicitar una aclaración o una ampliación del plazo, o expresar preocupaciones sobre el proyecto - que debe transmitir sus pensamientos de manera sucinta y concisa. Esta carta es una herramienta para obtener información necesaria para llevar a cabo su función de trabajo, lo cual puede afectar su carrera- o para transmitir información que podría afectar a la reputación de la empresa o su margen de beneficio. Sea breve pero completa. Escribir una carta de queja, por ejemplo, requiere una declaración de sólo hechos, omitiendo sus sentimientos personales. Su carta debe ser profesional, tanto en el tenor y el formato.
Organizar sus pensamientos al escribir un esquema. Su primer párrafo será su introducción en la que se debe indicar claramente su intención. Si su identidad no es evidente para el receptor, se debe utilizar este párrafo para presentarse y su papel en el proyecto-, por ejemplo, se puede decir: “Mi nombre es Alice Black, y yo soy el ayudante del director del proyecto en el Proyecto Acme en la oficina de Phoenix. Tengo preocupaciones con respecto a nuestra próxima inspección de seguridad.”El cuerpo de la carta debe contener no más de dos o tres puntos principales relacionados con el objeto de su carta, además de apoyar a los hechos. Su conclusión es lo que espera lograr.
Escribe tu carta. Comenzar con la fecha-a continuación la fecha, introduzca la dirección del receptor. Añadir una línea de asunto después de que la dirección del receptor. Asegúrese de que el tema está claro, como por ejemplo: “En referencia a:. Acme Proyecto en Phoenix Oficina” Por debajo de la línea de asunto, que va a escribir su salutación, utilizando el mismo nombre que en la dirección. A menos que conozca bien el receptor, no utilice un nombre de pila. Se puede utilizar una coma o dos puntos después del saludo. A continuación, redactar su carta sobre la base de su esquema. Después de la conclusión, proporcionar su información de contacto, y luego usar un cierre formal, tales como: “Atentamente” “Gracias” o utilizar la misma puntuacion para el cierre como lo hizo para el saludo. Deja tres o cuatro líneas y escriba su nombre. Su firma manuscrita irá entre el cierre y su nombre escrito.
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Escribir descripciones de los documentos adjuntos. Si está adjuntando los justificantes con su carta, indican que por debajo de su firma mecanografiada. Utilice un formato, como por ejemplo: “Se adjunta: informe de inspección de fecha 5 de mayo de 2010.” Además, asegúrese de indicar en el cuerpo del mensaje que se está incluyendo estos recintos.
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Escribe que está recibiendo una copia de la carta, en su caso. Esto se nota por “cc” seguido de dos puntos. También hará referencia aquí si la persona que está siendo copiado obtendrá los recintos. Por ejemplo: “CC:. Sr. Louis Black, Sr. VP de Control de Calidad, Oficina de Dallas - con recintos” Si varias personas están siendo copiados, poner nombres adicionales, uno debajo del otro, en líneas separadas.
Hacer al menos una fotocopia de su carta para su archivo, incluyendo recintos. Incluso si se mantiene una copia en el ordenador o en una unidad de equipo independiente, tendrá que una copia en papel (es decir, copia en papel) después de haber firmado. Haga suficientes fotocopias para todo aquel a quien vaya a enviar una copia, y enviar la carta original al destinatario.
Consejos advertencias
- Si no conoce el nombre de la persona que debe recibir la carta, utilice un saludo genérico, por ejemplo: "A quien pueda interesar", o "señoras y señores."