Cómo escribir un informe de los hechos

Los informes son el método más común de dispersión de la información en el mundo de los negocios. informes detallados que analizan y describen una situación e incluyen una gran cantidad de datos precisos. redactores de informes de éxito saben que la redacción del informe es sólo el final del proceso. Ellos planean su informe, que consideran su propósito y quién va a leerlo y deciden qué poner en ella y cómo organizar eficazmente. Un informe de los hechos de manera efectiva por escrito y bien presentado es el resultado de un proceso cuidadosamente planificado.

Considere lo que el lector ya sabe. Los problemas más comunes en los informes de hechos están sobreestimando y subestimar el conocimiento del lector. Es fácil abrumar a la gente con la jerga o aburrirlos con información simplista. Trate de averiguar la cantidad de su lector ya conoce y se comunican en el nivel adecuado de conocimientos.

Piense en la postura del lector. El lector puede tener intereses especiales, gustos o disgustos. Entender lo que su lector realmente quiere. Entregar un informe que será de interés para sus actitudes o puede que no conseguirá leído. Reflexionar acerca de si la persona que lee el informe va a hacer así que en base a las ideas preconcebidas sobre los contenidos.

Decidir qué necesita conocimiento de los hechos al lector. Considere la medida en que es necesario dar información de fondo o definir los términos técnicos.

Mira lo que los hechos que el lector quiere aprender. Piense en cómo los datos de hechos que usted está presentando entregará esto. A veces el proceso puede mostrar que un informe no es necesario en absoluto o que el objetivo se puede cumplir mejor de otra manera.

Seleccionar su material cuidadosamente. Debe ser sencillo y justificar sus conclusiones. Simplificar lo más posible. Desechar el material extraño y centrarse en lo esencial. Justificar sus conclusiones con datos y estado en el que has encontrado. Construir los hechos en un caso lógico y coherente, para que el lector pueda llegar a las mismas conclusiones.

Planificar la estructura del informe. Los hechos deben ser un conjunto de instrucciones que llevan al lector a su conclusión. Comience dividiendo su informe en las secciones principales. Cada objeto se puede subdividir de esta manera. Estas subdivisiones podrían convertirse en los encabezados en su informe. Haga una lista en cada epígrafe de todos los puntos que desea que aparezca y tenga en cuenta la información que necesita para apoyarlos. Organizar los puntos en una secuencia lógica que cumpla con sus objetivos.

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Aplicar un estilo apropiado. Aunque los informes siguen las convenciones estrictas, hay espacio para un estilo personal. informes eficaces utilizan un proceso de redacción y una nueva redacción. Elija una terminología familiar para el lector. Los términos técnicos son útiles para los compañeros especialistas, pero se confunden a los demás.

Utilizar técnicas de presentación apropiados. Los informes contienen tablas, gráficos, gráficos de barras u otros esquemas para presentar los datos.

Prepare una página de título. Esto normalmente contiene el título, subtítulos, fecha, nombre del autor y la posición en la empresa. También indicará que está recibiendo el informe de los hechos. También puede llevar a un número de referencia u otra forma de clasificación.

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Escribe un resumen. Esto es especialmente necesario si el informe es largo. Da a la gente ocupada la esencia del informe sin que tengan que leer todo. Un resumen atractivo puede motivar a la gente a leer todo el informe.

Incluir una página de contenido. Esta es una página separada que enumera las principales secciones o capítulos, apartados y apéndices. También da a los números de página y debe indicar la relación entre las secciones.

Utilice una introducción para explicar el propósito del informe de los hechos. Esto le da a la información de fondo y explica por qué es necesario. La introducción establece el objetivo del informe, la gente ha sido escrito para y su alcance.

Organizar el cuerpo del informe. Este contiene los hechos detallados y los resultados, muestra la forma en que se llegó a las inferencias e indica que ha realizado. Entregar sus conclusiones. Resumir los puntos principales hechos de su informe y ofrecer un veredicto considerado en ellos.