Cómo utilizar el acceso de Contabilidad
Como un programa de base de datos, Microsoft Access tiene una serie de aplicaciones en el mundo de los negocios. Los administradores pueden utilizar Access para crear una base de datos de empleados, lo que les permite revisar la información del sueldo, los datos demográficos y los números del presupuesto de un vistazo. profesionales de la contabilidad a menudo usan bases de datos Access, así realizar un seguimiento de facturas, revisión de cuentas por cobrar y realizar un seguimiento de las finanzas de la empresa. Una vez introducida la información subyacente en las tablas de Access, los contadores pueden crear consultas personalizadas y formas que facilitan la búsqueda de la información necesaria mucho más fácil.
Escribe una lista de los campos que desea incluir en su base de datos de contabilidad. Dependiendo de sus necesidades, los campos podrían incluir cantidad debida, nombre del cliente, fecha de vencimiento, términos y un campo de notas para la entrada de texto de forma libre.
Abra Microsoft Access y vaya a la sección de tablas. Elija la opción de crear una nueva tabla en la vista de diseño. Esto abre una cuadrícula que le permite introducir un nombre para cada campo, así como una descripción del contenido de ese campo.
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Haga clic en el cuadro desplegable junto a "Tipo de datos" para cada campo en su base de datos. Puede dar formato a los campos como la moneda, numérico y de texto tal como se da el caso. También puede utilizar los campos de fecha y hora para cosas como las fechas de vencimiento.
Revisar la lista de campos en su base de datos y añadir cualquier otro que cree que necesitará. Es más fácil construir todos los campos que necesite desde el principio que volver atrás y añadir campos a una base de datos que ya contiene cientos o miles de registros.
Haga clic en el botón "Guardar" para guardar la tabla. Escriba un nombre para la tabla y haga clic en "Aceptar".
Ir a la sección de formularios de la ventana de acceso y seleccione la opción Asistente para formularios. Utilice el Asistente para formularios para crear un formulario de entrada de datos simple basado en los campos de la tabla. A continuación, puede utilizar ese formulario de entrada de datos para añadir información a la mesa. Al escribir en el formulario de entrada de datos, la información se transfiere automáticamente a la tabla de acceso subyacente.
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Pasar a la sección de preguntas y comenzar a construir las consultas que harán de su base de datos contables más útil. Utilice el asistente de consultas para construir la consulta inicial y guardarlo, luego a la derecha, haga clic en la consulta y seleccione "Vista Diseño" para realizar cualquier cambio o criterios establecidos. Por ejemplo, se puede construir una consulta fecha de vencimiento y escriba "Entre [Enter Fecha de Inicio] y [Especifique fecha de finalización]." Esto indica al usuario que introduzca el principio y fin a las fechas cuando se ejecuta la consulta. Ese tipo de consulta puede ser muy útil para la revisión de facturas vencidas y el seguimiento de las cuentas por cobrar.