Cómo escribir una carta de presentación RFP

Cada solicitud de propuesta debe incluir una carta de presentación, incluso si su oferta contiene un resumen ejecutivo. Cada uno tiene un propósito diferente, y trabajan juntos no sólo para crear una buena impresión, sino también para demostrar que entiende el cliente y los requisitos del trabajo. Sin embargo, debido a que una carta de presentación debe demostrar que entiende los requisitos clave del cliente sin llegar a ser un mini-propuesta, algunas personas encuentran que es más difícil de escribir.

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Su relación con el cliente potencial, ya veces las instrucciones en el kit de RFP, determina si la carta debe tener un tono formal o personal. Mientras que son honestos y sinceros, cartas personalizadas en las que felicitarle y agradecer a los clientes a menudo son los más eficaces. Por ejemplo, incluir declaraciones tales como “Quiero aprovechar esta oportunidad para darle las gracias por toda su ayuda” y “su ayuda y guía fue de gran valor” en el cuerpo de la carta.

El uso de papel con membrete y un formato de carta comercial, dividir la carta en tres secciones: una introducción, un cuerpo y un breve párrafo de cierre. Utilice una fuente serif, como Garamond, Georgia o Times New Roman, ya que muchas personas encuentran las fuentes serif más fácil de leer. Limite su carta de presentación a no más de una o dos páginas.

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Abrir la carta de presentación con un breve comunicado, la apertura relevantes, como “cerrado es la propuesta que te prometí” o “Me gustó mucho hablar con usted acerca de su proyecto de propuesta.” Siga esto con un párrafo en el que se comunica la comprensión completa mediante la reformulación de la específica requisitos que impulsan la RFP. Decirle al lector si la propuesta incluye los archivos adjuntos, y si lo hace, destacar brevemente el contenido, y terminar la introducción especificando el periodo de tiempo que la cotización es válida.

Incluir cualquier información requerida, como la historia, las calificaciones de su negocio o referencias que el PP puede requerir en el cuerpo de la carta. Enfocar el resto de la carta en hacer frente a hasta cuatro principales necesidades del cliente. Por ejemplo, utilizar viñetas para resumir cómo su producto o servicio va a satisfacer las necesidades más importantes del cliente. A continuación, ampliar la disponibilidad para cada punto de bala en los párrafos restantes.

En el párrafo final, asegúrese de proporcionar la información completa para la persona en el punto de contacto, incluyendo nombre, título, dirección, número de teléfono, número de fax y dirección de correo electrónico. Incluir un “siguiente paso” o llamada a la acción, como “Me comunicaré con usted esta semana para responder a cualquier pregunta que pueda tener” o “Te llamaré la próxima semana para discutir esta propuesta” Terminar con una expresión amable y su nombre y título.