¿Estoy obligado a conseguir un nuevo W9 de un proveedor cada año?

Servicio de Impuestos Internos el Formulario W-9 se utiliza para obtener el número de identificación del contribuyente para una persona física o moral. Las empresas utilizan este formulario para obtener los TIN para nuevos proveedores. Después se obtiene una inicial formulario del IRS W-9, no se requieren las empresas para obtener los formularios actualizados para establecer vendors- vendedores son responsables de proporcionar una actualización del Formulario W-9 si ciertos cambios en la información.

Un vendedor está obligado a proporcionar una empresa con un nuevo Formulario W-9 si el nombre o TIN para los cambios de proveedor. Además, si la estructura de negocio del proveedor cambia sus requisitos fiscales, un nuevo Formulario W-9 debe ser proporcionada.

El IRS la obligatoriedad de presentar la Forma 1099 para informar pagos a ciertos proveedores de más de $ 600. Formulario W-9 garantiza que la empresa tendrá suficiente información para hacer una presentación del Formulario 1099, si es necesario.

El IRS permite a las empresas utilizar sus propias formas en lugar de la Forma W-9 si se solicita información sustancialmente similar. Por ejemplo, una empresa puede crear su propio formulario de configuración de proveedor y enviarlo por correo a todos los nuevos proveedores. Esta forma podría incluir tanto la información específica del proveedor a la empresa, así como la información contenida en el Formulario W-9.

Formulario W-9 solicita el nombre de un proveedor, dirección postal, clasificación de los impuestos y el número o número de identificación patronal de la Seguridad Social. Forma W-9 o un sustituto equivalente también deberán requerir al vendedor para certificar que el número de identificación fiscal proporcionada es correcta, que el vendedor es un ciudadano de EE.UU., y que el vendedor no está sujeto a la retención adicional.

Si una empresa solicita un Formulario W-9 de un proveedor, y el proveedor no cumple, el vendedor puede estar sujeto a una pena de 50 $ menos que el problema se deba a una causa razonable, en lugar de negligencia intencional. Un proveedor también puede incurrir en sanciones civiles y penales si se proporciona información falsa.