Cómo organizar estados mensuales y Recibos
La administración de registros y la retención de registros no son sólo para el lugar de trabajo. Si sigue recibiendo estados de cuenta impresos y facturas cada mes y guardar sus recibos diarios, se necesita un sistema para ayudarle a presentar, organizar y almacenar sus facturas, estados de cuenta y recibos para que pueda encontrarlas fácilmente cuando sea necesario. Usted puede crear su propia cuenta de organizador de bajo costo en tan sólo unos pasos básicos.
Contenido
Cosas que necesitará
- carpeta de 3 anillos (1 a 3 pulgadas)
- El paquete de protectores de hojas de plástico
Video: Cómo organizar tus facturas con Excel. Práctico en Computer Hoy
Coloque 20 a 50 protectores de hojas en su carpeta para crear un organizador factura.
Coloque estados de cuenta mensuales en los protectores de hojas a medida que los recibe y paga las facturas. Utilice un protector de hoja diferente para cada tipo de pago (hipoteca / alquiler, pago automático, cuenta de cable, factura de teléfono celular, et al.). Cada mes, puso la cuenta o la declaración más reciente frente al mes anterior.
Incluir todo tipo de declaraciones (un proveedor por hoja): gastos médicos, seguros (hipoteca, hogar / inquilinos, auto, vida), tarjetas de crédito, inversiones, artículos de impuestos y más.
Deja los últimos seis a 12 hojas protector vacía. Coloque todos los recibos mensuales de gastos diarios y los gastos en estas hojas. Si usted no tiene muchos recibos mensuales, se puede colocar la pena de dos meses en una lámina protectora (con un mes de un lado, el mes que viene en la parte posterior / el otro lado).
Continuar con este esfuerzo durante todo el año. Al final del año calendario, usted tendrá todos sus estados de cuenta y recibos organizados y presentados en un ligante organizador factura. Esto es útil cuando completar y presentar sus declaraciones de impuestos y la presentación de las solicitudes de reembolso.
Video: Excel 2007 "Sistema de Control de Cuentas por Cobrar" Sesión de Trabajo 23
Crear otra carpeta organizador factura al final del año o principios del nuevo año. Colocar la carpeta del año anterior en un lugar seguro. Crear una política de gestión de registros y determinar cuánto tiempo va a conservar los registros. Por ejemplo, los artículos relacionados con los impuestos deben conservarse durante siete años.
Consejos advertencias
- Para ahorrar espacio, elija una carpeta de suave cubierta.
- Si recibe estados de cuenta electrónicos por un tiempo limitado, guardar los documentos en su ordenador para que pueda acceder a ellos por períodos más largos. Si imprime, los incluyen en su carpeta.
- Añadir o quitar protectores de hojas y aumentar o reducir el ligante según sea necesario.
- Mantenga su carpeta en un lugar seguro. Contiene todos sus números de cuenta, información financiera y más. Anote los números de cuenta e información importante y mantener en un segundo lugar, en caso de que su ligante es robado.