Cómo mantener registros y cuentas financieras

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Etiquetar todas las carpetas, tanto en papel y virtual, con nombres claros y concisos. Por ejemplo, no sería etiquetar una carpeta simplemente como facturas de servicios públicos y tirar todo en la suelta, sino más bien hacer que las carpetas individuales etiquetados de gas / electricidad 2010, 2010 Teléfono, Agua 2010 y 2010 y por cable a colocar esas carpetas dentro de la carpeta de facturas de servicios públicos. Esto es fácil de hacer en Microsoft Windows haciendo clic en el nuevo icono de la carpeta, lo que le da a los Bills nombre de la utilidad, y luego crear las carpetas individuales dentro de facturas de servicios públicos.

Revise sus documentos después de haber organizado las carpetas. Mezcle todo lo que ya no es necesario y luego presentar los papeles en orden cronológico con los más recientes trabajos en la parte delantera de la carpeta.

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Coloque una etiqueta adhesiva de color en la ficha de carpetas que tienen recibos deducibles de impuestos para saber de un vistazo qué carpetas para tirar del cajón. Un método alternativo sería hacer una fotocopia de los recibos y ponerlos en una carpeta para ese propósito. También podría guardar una hoja de cálculo en el equipo para este fin. Open Office es una suite ofimática completa gratuito que hace las hojas de cálculo y gráficos tan simple o tan complicado como sea necesario.

Copia de seguridad de todos los registros virtuales regularmente a un disco duro externo. Cualquier cosa, desde los virus informáticos a la caída de rayos puede dañar el ordenador principal. Un disco duro externo que se han mantenido actualizada se ha instalado y funcionando con mínima pérdida de datos.

Actualizar su lista de contactos importantes. Incluir las personas que le ayudan a administrar su negocio, al igual que sus socios, abogado, contable nómina, contador de impuestos y la compañía de seguros. Si usted es un individuo, incluir información que sus seres queridos necesitarían en caso de emergencia para que puedan pagar sus cuentas, acceder a todos los documentos legales necesarios y cuidar de las cosas para usted.

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Hacer un inventario de sus posesiones. Un inventario ayuda a las empresas a depreciar el equipo, lo que ayuda a bajar los impuestos. Utilizar el inventario con el ajustador de seguros si no es una demanda de robo o daños. Recuerde incluir colecciones que pueda tener como herramientas o libros antiguos.

Haga una fotocopia de los documentos financieros importantes, tales como acciones y bonos, hipotecas y escrituras, números de cuenta de tarjetas de crédito, cuenta de ahorros de información, bonos de ahorro y pólizas de seguro. Tenga esto separado de los originales para que pueda acceder a ellos rápidamente si los originales deben ser perdidos o robados. Esto le permitirá poner un congelamiento inmediato en sus cuentas antes de que alguien pueda limpiarlos.