Cuál es la definición de un informe de gastos?

Un informe de gastos es un informe presentado a un cliente o empleador que detalla los gastos de un empleado o contratista ha pagado al completar una tarea para el cliente o empleador. Los informes de gastos también son mantenidos por los propietarios de negocios a efectos fiscales.

Un informe de gastos documenta los costos de la realización de una determinada actividad, que se transmiten a la persona, organización o empresa en cuyo nombre se realice la actividad. Normalmente un informe de gastos sólo se detalla gastos que el preparador le gustaría ser reembolsado por incurrir. Recibos y registros se proporcionan normalmente en apoyo de un informe de gastos para verificar que los gastos fueron efectivamente realizados.

Un informe de gastos es a menudo utilizado para reembolsar a los contratistas y empleados, asegurando que han cumplido con una política de gasto interno, así como con las normas del Servicio de Impuestos Internos en la deducibilidad de los gastos profesionales. Los informes de gastos también se mantienen para proporcionar pruebas al IRS que ciertos gastos se efectuaron en el curso de los negocios.

Los gastos más comunes para los que se reembolsan los empleados están de viaje, comidas y gastos de representación.

Pasajes aéreos, el kilometraje de un vehículo personal, peajes, tarifas de alquiler de coches, habitaciones de hotel, comidas ingeridas en la carretera, consejos paga a los trabajadores del servicio de hotel y tarifas de estacionamiento del aeropuerto, son ejemplos de los gastos de muchos clientes o empleadores le reembolsará si un documentando informe de gastos se proporciona los gastos.

Tomando un cliente potencial a comer, o la celebración de una promoción en un bar con un colega son ejemplos de gastos de comida y entretenimiento a un cliente o empleador podría reembolsar cuando se les proporciona un informe de gastos. Antes de reembolso, el empleador o cliente pueden requerir recibos que documentan las extremidades y otros cargos por servicio.

Muchas organizaciones y las empresas requieren que los empleados pagan los gastos de negocio utilizando una tarjeta de crédito emitida a nombre del empleado. El empleado es a menudo personalmente responsable del pago de la factura.

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La organización o corporación obtendrán una copia de la factura y reembolsará los gastos reflejados en este proyecto de ley de tarjetas de crédito sólo cuando los documentos de apoyo tales como recibos, registros y justificación de negocio se proporciona en forma de un informe de gastos.

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Es importante entender la política de gasto o expectativas del cliente / empleador antes de incurrir en gastos para los que se espera que el reembolso. Muy pocas cosas pueden agriar un cliente-contratista o relación de empleo con mayor rapidez que un desacuerdo sobre el dinero.

A menudo es una buena idea tener una copia de los recibos presentados con un informe de gastos, en caso de duplicado se requiere presentación.