¿Cómo funcionan los sistemas de facturación?

Su sistema de facturación puede ser tan rudimentarios como una pluma y un libro de contabilidad o tan sofisticado como un programa de ordenador y software diseñado para manejar todo, desde el cálculo de cargos a enviar declaraciones. Sofisticación a un lado, los conceptos básicos de facturación no han cambiado desde los tiempos bíblicos. Todavía hay un proveedor de servicios, un usuario del servicio y la tarifa que se une a la relación.

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Su personal construye un perfil de cada cliente como el primer paso en el diseño de un sistema de facturación individuo a su empresa. El personal de datos recoge los nombres, direcciones de facturación y los términos en que se recogen los honorarios. Si un tercero, como una compañía de seguros está involucrada, esa información está asegurada también. Los clientes pueden pedir que facturar directamente o colocar cargas en una tarjeta de crédito.

La información dada por los clientes se introduce en un programa de software o manualmente registrada en un libro de contabilidad. La verificación de las puntuaciones de crédito y la cobertura de la compañía de seguros puede llevarse a cabo por teléfono o sitio web de acceso. Su personal puede tener acceso a información sensible como las puntuaciones de crédito para construir un perfil completo de su sistema de facturación, ya que algunos clientes pueden desear pagar su deuda en cuotas.

Ya sea que sus facturas de negocio un servicio (una consulta) o una miríada de servicios (consultas, gastos de laboratorio, materiales y similares), la creación de un sistema de codificación para categorizar cada servicio y el producto es esencial para el seguimiento de dinero. Por ejemplo, un paciente dental puede ser facturado para una limpieza, pero la tarifa que se cobra si el dentista hace el procedimiento en lugar del higienista no es lo mismo, por lo que dos códigos se utilizan para fines de facturación. Un código puede significar una corona de oro, mientras que otro representa la tapa de porcelana menos costoso. Códigos de hacer una doble función, lo que permite realizar un seguimiento de los costos y categorías para que siempre sepa cómo se gastan tiempo y recursos.

Usted tiene un par de formas de configurar su sistema de facturación de citas. Algunos propietarios de negocios facturan cada cliente en el mismo día cada mes. Si usted no utiliza una computadora para manejar este trabajo, siguiendo su ejemplo tiene sentido. Alternativamente, el sistema de facturación electrónica puede permitirá ordenar los clientes antes de “servicio”. Un servicio de 10 de julio, por ejemplo, generará automáticamente una declaración el 10 de agosto utilizando el estándar, los ciclos de facturación de 30 días. Su flujo de efectivo puede ser mejor servido mediante el envío de declaraciones pocos días de un servicio que se realiza. Se puede utilizar tanto de correo postal y de facturación electrónica para facturar a los clientes.

Marcar las cuentas de una vez debido fechas han ido y venido es una parte importante del sistema de facturación de cada empresa. recordatorios de pago coordinados con la fijación de honorarios “atrasados” son otro beneficio para el mantenimiento de un sistema de facturación basado en computadora. Alternativamente, los miembros de su personal de contabilidad pueden usar un sistema de “hot file”, con una lista de rodadura de las fechas de vencimiento que las llamadas telefónicas rápidas recordando a los clientes para pagar las facturas una vez a la fecha de vencimiento ha pasado.

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Video: Facturacion funcionamiento

Es posible que prefiera para manejar sus propios servicios de recogida en lugar de usar una agencia externa para supervisar las cuestiones de falta de pago. , prácticas de auto-auditoría periódicas atrapan muchos tipos de irregularidades del sistema de facturación. Puede también afiliado con una cámara de compensación creada para hacerse cargo de todos los aspectos de su sistema de facturación, de los cheques de crédito de los clientes a las facturas que emiten. Estos servicios no son baratos, pero si usted prefiere la granja a cabo la facturación, la compensación puede valer la pena el gasto.