Papel base vs Computer Based

Cuando las empresas comenzaron a usar las computadoras en gran número, los expertos anunció la llegada de la “sociedad sin papel.” La revolución de la computadora todavía tiene un camino por recorrer para cumplir esa promesa particular. Sin embargo, los procesos tradicionales basados ​​en papel - comerciales como personales - continúan migrando a formas más informatizadas, y por muy buenas razones.

El equipo ha traído una gran facilidad y flexibilidad para la creación y edición de documentos. En contraste con una máquina de escribir, procesadores de texto informatizado ofrecen una opción casi ilimitada de estilos, tipos de letra y formatos de documentos. los errores de escritura se pueden corregir fácilmente en pantalla sin necesidad de líquido corrector o cinta correctora. bloques enteros de texto pueden copiarse fácilmente de un documento a otro sin necesidad de volver a escribir ninguna. Fotos y otros gráficos pueden ser incluidos en el documento con muy poco esfuerzo.

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Compartir documentos con un sistema computarizado es simple. No hay necesidad de hacer copias físicas del documento y luego enviar por correo o por fax a los destinatarios. Un documento de archivo en un sistema informático puede ser compartida con cualquier otra persona que tenga acceso a ese sistema simplemente haciendo que muestre el documento en su propia pantalla de la computadora. Los documentos pueden ser compartidos fuera de la empresa simplemente adjuntando el documento a un correo electrónico enviado al destinatario.

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El propósito de la presentación no es sólo para almacenar documentos, sino también para que sean fácilmente accesibles. El equipo sobresale en esto de una manera que el archivador sencilla no podía. Los documentos presentados en un sistema computarizado se indexan automáticamente por el sistema de control de archivos del equipo. Estos índices se actualizan automáticamente y mantenidos por el sistema, no importa con qué frecuencia el documento puede ser movido o editado. Documentos, incluso pueden ser localizados por tener el equipo de búsqueda un gran número de documentos de palabras o frases específicas. Además, los sistemas de archivo computarizado puede almacenar una gran cantidad de documentos en una pequeña fracción del espacio requerido por archivadores físicos.

Lejos de ser simplemente una representación electrónica de un documento en papel estático, un documento electrónico puede convertirse en una entidad verdaderamente interactiva. Una versión electrónica de un relleno en forma de, por ejemplo, puede permitir la entrada de datos directamente en el documento con la comprobación de errores en tiempo real y la verificación. Los cálculos y la funcionalidad pueden ser construidos directamente en el documento. Por ejemplo, un cliente existente puede ser incluido en un documento electrónico por tener el documento se usa el archivo de base de datos de clientes de la computadora para permitir que el usuario sólo tiene que seleccionar el nombre del cliente de una lista de todos los clientes en el archivo. La lógica incorporada en el documento a continuación, transferir automáticamente la información del cliente en el documento, incluidas las direcciones, números de contabilidad del cliente, o cualesquiera otros datos deseados.

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La seguridad física de los archivos de la empresa es de suma importancia. Los archivos deben estar asegurados contra los daños físicos o destrucción. El acceso a los archivos de personal no autorizado también debe evitarse. Un sistema de archivo informatizado simplifica estas tareas. Las copias de los ficheros automatizados pueden ser fácilmente creados y almacenados en varios lugares, tanto en múltiples plataformas de computación dentro de la red o en un soporte de datos extraíble para almacenamiento físico fuera del lugar. Los archivos en el sistema informático también pueden ser encriptados para hacerlos ilegibles por los que no tienen permiso autorizado para ver los archivos.