¿Un trabajador voluntario en Rellenar un formulario W-9 para el reembolso de los gastos de viaje

Los voluntarios ofrecen sus servicios a sus organizaciones benéficas preferidas, iglesias y otras organizaciones de forma gratuita. Sin embargo, mientras que los voluntarios dan libremente de su tiempo, muchas organizaciones no quieren que sus voluntarios que tienen que pagar para ser voluntario, ya que utilizan su propia gasolina y vehículos para llegar a su trabajo voluntario y algunos incluso utilizar sus vehículos personales para realizar el trabajo . Si una organización puede permitir, es a menudo reembolsar a los voluntarios por sus gastos de viaje. El cuidado necesita ser tomado, sin embargo, no crear una obligación tributaria para el voluntario.

Formulario W-9 es una solicitud de un número de identificación fiscal. En el caso de los voluntarios, este sería su número de la Seguridad Social. También pide el número de exenciones que el voluntario tiene. Si la organización va a ofrecer reembolsos a los voluntarios, a continuación, este formulario debe ser llenado. Si los reembolsos se mantienen libre de impuestos, entonces no se necesita la información, excepto en la contabilidad de la organización para demostrar que los reembolsos se pagaron a.

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Para los ingresos no serán considerados, los reembolsos deben ser los gastos de viaje reales que pueden documentarse en virtud de un plan de cuentas. Esto significa que los voluntarios tienen que presentar la documentación de los gastos y que se devolverá ningún tipo de reembolso sobre los gastos reales. Documentación necesita para mostrar la hora, el lugar, el objetivo comercial y el importe de los gastos.

los gastos de transporte son los gastos de viaje locales. Aunque esto se hace generalmente en un automóvil, puede incluir pasajes de avión, billetes de autobús, los costos de transporte y taxis. Además, cualquier peajes y las tarifas de estacionamiento. Para viajar en un vehículo personal, puede ser difícil determinar los costes reales para cosas como un cambio de aceite o gasolina llenado del tanque. Es más fácil para reembolsar el voluntario por milla hasta la tasa de reembolso de millaje estándar federal.

El gobierno federal establece las tasas de reembolso para los negocios, de caridad, de la cita médica y millas moviendo cada año en función de los costos para operar un vehículo. Si los voluntarios se les reembolsan más que la tasa federal, el exceso se considera ingreso, en cuyo caso sería necesaria la información en el Formulario W-9. Si el voluntario es reembolsado a una tasa menor, entonces el voluntario también puede reclamar la diferencia entre la tasa de reembolso real y la tasa federal como una deducción en los impuestos federales sobre la renta.