Cómo crear una invitación a una reunión

Su empresa tiene una cultura y todo un estilo propio, y cuando esté listo para acoger una reunión importante, la invitación debe complementar ambos. Usted se enfrenta a dos opciones básicas: crear un sencillo “quién, qué, dónde, cuándo” invitación, o un bolígrafo una carta que puede enviar electrónicamente o por correo postal.

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Anclar su invitación con un titular, en una fuente grande, que incluye el nombre del host y el propósito de la reunión. Por ejemplo, usted podría decir: “El bufete de abogados de Smith y Jones le invita a su reunión anual de la estrategia” o “La Cámara de Comercio Westfield solicita su presencia en una reunión de las partes interesadas.”

Dejar un poco de espacio en blanco con el titular antes de suministrar otros detalles pertinentes acerca de la reunión. Centro de esta información, y poner cada detalle en una línea separada, incluyendo el día de la reunión y la fecha-tiempo de la reunión de principio a terminar- y el nombre y la dirección del lugar.

Dejar más espacio en blanco y proporcionar cualquier otra información importante acerca de la reunión, cada uno en líneas separadas. Por ejemplo, puede que desee informar a sus clientes que los aperitivos o se servirá una comida o que un hablante destaca tomará la palabra en un momento determinado. Si la reunión se llevará a cabo fuera de las horas normales de trabajo o en un lugar nuevo y desconocido, es posible que desee proponer un código de vestimenta. Y si el éxito de la reunión depende de los asistentes que vienen preparados con ciertos materiales, indique en la invitación de lo que son. Incluir información de RSVP, incluyendo un plazo de contestación, en la parte inferior de la invitación.

Hacer que sus intenciones claras ya sea colocando una línea de asunto en la parte superior de la carta o la emisión de la invitación en las primeras líneas: “Le escribo para invitarle a la reunión inaugural de los nuevos propietarios Panorama de Asociación a 7 p.m. Cerrado jueves, 17 de febrero en el XXX ....”De cualquier manera, su objetivo es evitar el riesgo de lo que los periodistas llaman‘ocultar la introducción’o esperar demasiado tiempo para llegar al punto principal - y tal vez haciendo que los lectores a perder eso.

Dedicar una o dos párrafos para explicar por qué la reunión es importante y sobre todo por qué la presencia del receptor es importante en la reunión. Recuerde que además de la información meramente transporte, se está ajustando el tono para la próxima reunión. Así que si usted dice que está “deseoso de mostrar nuestro agradecimiento” o “mirar con interés escuchar sus sugerencias,” estar preparado a hacer lo mismo en la reunión.

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Concluir su carta con la información de RSVP, incluyendo una fecha para responder. Extender un sincero deseo de que el destinatario asiste a la reunión. Para un toque hábil pero asumiendo, dice que “mira hacia adelante” para ver el destinatario en la fecha de la reunión.