Cómo escribir una carta de negar una reclamación

Cuando las personas pierden la propiedad o activos o gastos inesperados, a veces es conveniente presentar una demanda contra una póliza de seguros o de la empresa o persona que causó la pérdida. Sin embargo, no siempre se puede aprobar la reclamación de un cliente, dependiendo de las circunstancias. La forma correcta de negar una reclamación oficial es la de enviar al reclamante una carta indicando que no está aprobando el reclamo y por qué. Lo mejor es enviar la carta a cabo tan pronto como sea posible después de completar una investigación a fondo las reclamaciones.

Cosas que necesitará

• Copia del informe de la investigación

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Escriba su nombre, justificado a la izquierda. Escriba su información de contacto en líneas separadas por debajo de su nombre. Incluya su dirección de correo electrónico si usted tiene uno.

Saltar dos líneas y escribir el nombre del destinatario y su información de contacto, como el formato en el paso 1.

Saltar otras dos líneas y escribir "RE: denegación de la reclamación." Saltar dos líneas una y otra tipo "Fecha:", seguido de la fecha del calendario actual. Doble vuelta una vez más y escribir su saludo, seguido de dos puntos. El saludo debe ser formal, el uso de "Dear" seguido por el nombre del destinatario.

retorno doble y estado que la carta es en respuesta a una revisión de la reivindicación del destinatario. Incluir la fecha y el nombre de la persona con la que se hizo la solicitud, así como una breve descripción de lo que el reclamo cubierto.

Volver dos veces y detallar los pasos y las conclusiones de la investigación.

Saltar dos líneas y educada pero exprese claramente que usted está negando la reclamación en base a los resultados de la investigación. Dar la información del destinatario acerca de cómo proceder o lo que habría evitado el rechazo.

retorno doble y ofrecer todo lo que pueda para que la negación del destinatario un poco menos desalentador. Por ejemplo, si estás negar una reclamación de reemplazar un reloj, dar información acerca de algunos relojes con descuentos disponibles para su compra a través de su empresa.

Saltar dos líneas y girará las instrucciones receptores sobre cómo ponerse en contacto con usted con preguntas o preocupaciones adicionales. darles las gracias por tomarse el tiempo para hacer una reclamación y afirman que, aunque no se puede aprobar la reclamación, que espera continuar su relación de negocios en el futuro.

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Saltar dos líneas y escribir su cierre, tales como "Atentamente", seguido de una coma. Saltar al menos cuatro líneas y escriba su nombre. Si tiene alguna recintos, saltar dos líneas más, escribir "Recintos:" y anote el número de recintos entre paréntesis. Cualquier recintos deben tenerse en cuenta en el cuerpo de la carta, preferiblemente en el párrafo de cierre.