¿Cuánto tiempo un empleador tiene que mantener talonarios de cheques?
Los empleadores suelen incluir un talón de cheque o declaración equivalente junto con el sueldo de cada empleado, ya sea que venga en forma de un documento en papel o un uno en línea para los cheques que se emiten a través de depósito directo. Talonarios de cheques son documentos que pueden ser necesarios para satisfacer los requisitos de mantenimiento de registros del gobierno. Cuando aún conservando talones de cheques no es obligatorio, que todavía puede ser prudente para hacerlo.
Requisitos de FLSA
El gobierno federal no tiene una norma que obliga a los empleadores a emitir o conservar los talonarios de cheques. requisitos justos Labor Standards Act proporcionar directrices para la documentación de nómina. En general, la información de nómina debe mantenerse para tres años. Si se utilizan talones de cheques para grabar algunos de estos datos, que tienen que ser retenido durante tres años también. Los registros de nómina deben incluir:
- nombre del empleado, dirección y número de la Seguridad Social.
- sexo y la ocupación del empleado.
- La fecha de nacimiento de los trabajadores menores de 19 años.
- La fecha y la hora cada semana de trabajo comienza y termina. La fecha en que comienza el período de pago se requiere si es diferente de la semana de trabajo.
- La fecha de pago del empleado
- Diario y horas de trabajo semanales.
- tasa de pago del empleado.
- salarios regulares, pago de horas extras y cualquier elemento positivo o negativo de pago del empleado.
Los empleadores deben mantener las tarjetas de tiempo o el registro equivalente de tiempo trabajado durante dos años.
Requisitos adicionales planilla del Estado de registro
los Comisión de Igualdad de Oportunidades en el Empleo dice que los empleadores deben mantener todos los registros de empleo, incluyendo talones de cheques y registros de nómina, por lo menos durante un año. En el caso de los archivos de un empleado de una queja ante la EEOC, los registros tienen que ser retenidos hasta un año después de la disposición final de la cuestión por la EEOC o un año después se instaló cualquier demanda.
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Los estados pueden imponer requisitos de mantenimiento de registros adicionales. Por ejemplo, el Comisión Laboral de Texas dice que los empleadores deben proporcionar a los trabajadores con un talón de cheque o documento equivalente que muestra todos los datos utilizados para preparar un cheque de pago. Los registros de nómina tienen que ser mantenidos para cuatro años para cumplir con las normas de compensación por desempleo de mantenimiento de registros de Texas.
Directrices del empleador Records
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Una empresa u organización produce cheques y talones de cheques para una variedad de razones. El Servicio de Impuestos Internos recomienda que talones de cheques y documentos bancarios que sirven como documentos de respaldo para fines fiscales ser retenido durante el periodo de limitaciones. Por ejemplo, el período de prescripción para las declaraciones de impuestos es de seis años. Nolo.com opina que las empresas mantienen talones de cheques y registros financieros durante al menos siete años.