Ayudante Administrativo Descripción del empleo
auxiliares administrativos - o asistentes, ya que también se llaman - proporcionan el apoyo administrativo y logístico que necesita una oficina con el fin de funcionar. Las responsabilidades básicas dependen de la descripción del trabajo, pero en términos generales, los empleadores prefieren a candidatos por ordenador leer y escribir con habilidades de comunicación superiores, un sentido agudo de la organización y las capacidades multitarea avanzada. Los gerentes no siempre están disponibles para supervisar todas las partes de un proyecto, por lo que la capacidad de trabajar de forma independiente también es importante.
Contenido
- Requerimientos básicos
- Video: administración de almacenes 25 - cómo hacer una descripción de puesto para el jefe de almacén
- Coordinación y programación
- La correspondencia y las comunicaciones
- Video: módulo mi asistente administrativa
- Relaciones con los clientes
- El mantenimiento de registros y gestión de datos
- Video: proceso administrativo - planeación
Requerimientos básicos
Video: Administración de Almacenes 25 - Cómo hacer una descripción de Puesto para el Jefe de Almacén
requisitos iniciales dependen del trabajo. Puestos de entrada están generalmente abiertas a bachilleres con básica oficina, informática y la gramática Inglés habilidades. Las clases en estos temas están disponibles en los colegios comunitarios locales y escuelas técnicas. Estas instituciones también atraen a los solicitantes de secretaría médicas y legales que necesitan para aprender la jerga específica de la industria, toma nota de la Oficina de Estadísticas Laborales. Muchas agencias de colocación temporal de estudios y ofrecen similar, sin embargo, los empleadores generalmente prefieren un título de licenciatura para los puestos de secretaría ejecutiva.
Coordinación y Programación
De contestar el teléfono a actualizar calendarios de eventos, ayudantes administrativos están íntimamente involucrados en todas las actividades de la organización significativa de una oficina. Enrutamiento de correo entrante y faxes a la persona adecuada es parte del trabajo, como es la reserva de citas y reuniones de personal. Asistentes a las organizaciones más grandes, como las universidades o agencias públicas también a menudo sirven como enlace entre sus jefes y los distintos departamentos de la organización.
La correspondencia y las comunicaciones
Video: Módulo Mi Asistente Administrativa
Edición y componer memorandos, informes y otros documentos de la oficina es otra tarea clave que los gerentes asignan a los auxiliares administrativos. puestos de trabajo de nivel superior vienen con responsabilidades más complejas. Por ejemplo, asistentes de dirección puede realizar investigaciones y preparar presentaciones y hojas de cálculo, y se puede esperar que los ayudantes del distrito escolar para componer, editar y producir materiales de publicaciones, departamentales y divisionales de la escuela - además de los boletines, códigos, boletines de noticias y programas de actuación.
Relaciones con los clientes
Discreción y buen juicio son cualidades esenciales para los ayudantes administrativos, que sirven como cara pública de su empleador. Esta función a menudo implica responder a preguntas y ayudar a los clientes insatisfechos. Por ejemplo, se esperaría que un ayudante en la oficina de una compañía de administración para registrar los detalles de la queja de un inquilino y ayudar a resolver su problema. Ayudantes necesitan habilidades de resolución de problemas y resolución de conflictos superiores para hacer frente a tales situaciones.
El mantenimiento de registros y gestión de datos
Video: Proceso Administrativo - Planeación
Un ayudante administrativo mantiene la memoria institucional de una organización a través de sus habilidades de mantenimiento de registros y de gestión de base de datos. En un distrito escolar, por ejemplo, un ayudante puede coordinar y mantener los archivos y los índices. Por el contrario, una asociación de propietarios puede esperar ayudantes para organizar y gestionar la correspondencia general, las facturas, los llaveros, los recibos de caja chica y órdenes de trabajo - así como los documentos internos de la organización. En las grandes organizaciones, los ayudantes pueden administrar almacenes o bibliotecas corporativas.