Cinco objetivos clave del Director administrativo

La coordinación de las operaciones administrativas de la empresa para asegurarse de que la oficina fluye sin problemas es un objetivo clave del gerente administrativo. La oficina es el eje central de la empresa, y una de sus funciones es asegurar que el resto de la empresa puede funcionar sin obstáculos y sin molestias, lo que requiere la coordinación de actividades. Por ejemplo, cuando la sala de conferencias va a ser pintado, el resto del personal debe ser notificado con antelación y, si es posible, provisto de una sala de reuniones alternativo. Si el sistema de alarma se va a ensayar, o el aire acondicionado va a ser cortada, también deben proporcionar estas notificaciones.

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La funcionalidad de la oficina es otro objetivo clave del gerente administrativo. Esto implica la formación y supervisión del personal administrativo para asegurarse de que los empleados realizan sus tareas requeridas. Los ejemplos pueden incluir asegurándose de que la recepcionista está en su lugar para recibir a los visitantes y clientes, asegurando que los teléfonos son contestadas de manera oportuna por los representantes de servicio al cliente agradable y cortés, y supervisar la distribución y recogida de correo. También puede implicar la supervisión de los empleados o contratistas que se encargan de la limpieza, mantenimiento, reparación y otras funciones esenciales. políticas y procedimientos escritos normalmente juegan un papel importante en el logro de la funcionalidad.

gestores administrativos son responsables de mantener los diversos tipos de equipos utilizados por una empresa. Esto puede variar desde la compra, alquiler, mantenimiento de registros de, la colocación de las llamadas de servicio y reemplazar los equipos de oficina, tales como fotocopiadoras y teléfonos. También puede incluir la garantía de que los vehículos de la empresa funcione correctamente y tienen licencia actual, el registro y la documentación del seguro. El gerente administrativo también puede ser encargado de supervisar el mantenimiento de equipos, máquinas y herramientas específicas para el negocio de la empresa. Las buenas habilidades de negociación son beneficiosos en la negociación para el mejor precio en la compra o arrendamiento de equipo.

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El mantenimiento de un cuarto de suministros bien surtida u otra área designada es otro de los objetivos del gerente administrativo. Se aseguran de que los suministros están ordenados, almacenan, distribuyen y se repone. A partir de papel de fotocopiadora, cuadernos, carpetas de archivos y otros artículos de papel a grapas, cintas, lápices y bolígrafos, empleados dependen del personal administrativo para mantener los elementos administrativos en la mano. Otros tipos de suministros pueden incluir portátil y el teléfono celular baterías, café, agua embotellada, y artículos de aseo. gestores administrativos con frecuencia negocian contratos para obtener mejores precios para los suministros, especialmente si ordenan de forma masiva.

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Otro de los objetivos del gerente administrativo es el mantenimiento de la apariencia general y el estado de la instalación. Esto implica asegurarse de que el edificio se adhiere a las normas de salud y ambientales. También incluye el manejo de la seguridad de la instalación, lo que puede implicar la supervisión de la distribución de las llaves del edificio y de oficina y observando los monitores de seguridad. La supervisión de los proyectos de construcción, renovación y mantenimiento es también una parte del mantenimiento de la instalación, como es el mantenimiento de la señalización y el césped y las zonas exteriores.