Manera más eficaz para utilizar un registro de llamadas en el Trabajo

Las organizaciones y empresas de todos los tamaños pueden beneficiarse de un sistema de registro de teléfono para realizar un seguimiento de las llamadas telefónicas vitales e información de contacto. Por ejemplo, los profesionales tales como abogados y contadores se basan en los registros del teléfono para mantener los registros de los clientes y para registrar la cantidad de tiempo facturable dedicado al servicio de cada uno.

Utilizar los registros del teléfono para realizar un seguimiento de las llamadas telefónicas entrantes y salientes. datos de registro sobre los clientes, tales como números de negocios y teléfono celular, correo electrónico y página web información. Para los registros telefónicos tradicionales, mantener los datos seguros al ponerlo en un lugar seguro fuera del alcance del público cuando no se utilicen. En un sistema electrónico, mantener mensajes seguros limitando la exposición a los datos y la instalación de una contraseña. Si la oficina tiene una recepcionista, integrar el registro de teléfono con ella para que las llamadas se devuelven a tiempo y de manera eficiente. Darle acceso a los buzones de los usuarios para que puedan comprobar fácilmente los mensajes.

Arreglos para el acceso remoto y expedición del registro de llamadas desde su teléfono celular o una computadora. Integrar la mensajería de texto y correo electrónico en el sistema de registro de llamadas para una mayor flexibilidad. Organizar mensajes telefónicos en carpetas personales para facilitar el acceso. Configurar las carpetas públicas si desea compartir los datos con el resto de la oficina. Configurar notificaciones para que reciban mensajes tan pronto como llegan. Realizar llamadas no urgentes en una carpeta para la mejor gestión del tiempo. Establecer un sistema para devolver todas las llamadas telefónicas dentro de un período razonable de tiempo, y configurar recordatorios de modo se olvida ninguna llamada importante. Para un sistema de copia de seguridad efectiva, los arreglos para los grupos de distribución para recibir notificaciones.

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Utilice un sistema de registro de teléfono tradicional por escribir información sobre una almohadilla diseñada para realizar un seguimiento de las personas que llaman y su información. Algunas pastillas de registro de teléfonos vienen con un carbono para hacer automáticamente un registro duplicado para su almacenamiento. Antes de la era electrónica, ejecutivos, empleados de oficina y los individuos mantienen un registro de las llamadas telefónicas anotando nombres, números y otra información sobre trozos de papel o almohadillas diseñadas para este fin.

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Considere el uso de MyWorkTools, que ofrece un modelo de documento de Word como un registro de teléfono para las llamadas entrantes y salientes. La herramienta se puede utilizar como un sistema de medición de la gestión del tiempo y la productividad que realiza un seguimiento de la fecha y hora de cada llamada telefónica, número marcado y la duración de la llamada, así como el propósito de la llamada. La herramienta puede ahorrar tiempo, ya que elimina la necesidad de gastar un promedio de dos horas o más para hacer un registro de teléfono similar manualmente.

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Descargar la versión de prueba del sistema PhonePad, que utiliza una aplicación de Windows para almacenar toda la información de la llamada de teléfono en una bandeja de entrada. Iconos de color y codificación proporcionar el reconocimiento de estado de mensajería instantánea y los mensajes están dispuestos para indicar si son nuevos, leer o necesita seguimiento. El teclado del teléfono se ve como mensaje de pedazos de papel para una interfaz de usuario intuitiva. Los mensajes son compatibles con el formato de texto en fuentes diferentes, colores, estilos y tamaños. Varios mensajes pueden ser abiertas simultáneamente, y también son compatibles con los mensajes de texto. La libreta de direcciones almacena los datos incorporados de llamadas anteriores.

Utilice un registro de teléfono diseñado para su PDA o teléfono celular, tales como PhoneLog 2.0, para el dispositivo móvil Palm Pilot. PhoneLog seguimiento de todos los mensajes telefónicos recibidos y de los demás sobre. Además, una lista se puede crear fácilmente que se pueda acceder rápidamente a las llamadas de retorno. El PhoneLog proporciona un registro completo de las conversaciones. El sistema también es adaptable y se puede integrar fácilmente.