Cómo auditar para el cumplimiento del contrato

las mejores prácticas de gestión de contratos recomiendan auditorías regulares cumplimiento del contrato. Sin embargo, a diferencia de las auditorías de estados financieros, que normalmente tienen lugar anualmente, revisiones de contratos ocurren con más frecuencia. Por ejemplo, un programa de auditoría para los contratos de ingeniería y construcción a menudo incluyen auditorías de pago mensual, así como auditorías trimestrales, semestral o anual para proyectos más largos. procedimientos de auditoría de cumplimiento comprender plenamente aumenta la probabilidad de que va a coger los errores que de otro modo podrían dar lugar a excesos de gastos y costes de despilfarro.

Si el examen se produce dentro del ciclo de vida del contrato determinará objetivos de la auditoría. Una auditoría de control - que tiene lugar al comienzo del ciclo de vida del contrato - por lo general se centra en la evaluación de los procesos del contratista y los controles internos. El objetivo es mejorar las comunicaciones e identificar y optimizar los procesos en riesgo de gastos excesivos. Una auditoría de la recuperación - una que se lleva a cabo mensualmente o antes de que el pago del contrato final se debe - busca discrepancias en la facturación, tales como no válido, exagerado y duplicar cargos. El objetivo es evitar que los errores de facturación y recuperar los pagos en exceso.

Al decidir sobre el tamaño y la composición del equipo de auditoría, mirar el tamaño y la complejidad del contrato. Como mínimo, los dos equipos de auditoría de control y recuperación deben incluir el administrador del contrato, un representante del departamento de contabilidad y una tercera parte neutral. Sin embargo, los contratos grandes o complejos pueden requerir los miembros del equipo adicionales que están familiarizados con la gestión de contratos y procedimientos de auditoría. Si la auditoría revela actividades fraudulentas, puede ser necesario para traer un contador o el fraude forense experimentado investigador.

Una auditoría de control se ve principalmente en los procedimientos de facturación y de pago y los controles preventivos. Los procedimientos incluyen un examen intensivo del contrato y tanto los contratistas y las cuentas de facturación por pagar y procedimientos de entrada de datos de pago. La revisión busca controles internos adecuados, tales como la separación de funciones, un sistema de autorización y seguridad de la información. Las pruebas pueden incluir la creación, el procesamiento y el pago de una factura de muestra, a menudo introducir errores intencionales para ver si los controles existentes son eficaces.

auditorías de recuperación mensuales conciliar último informe de trabajo a expensas de éste a las cantidades facturadas durante el período actual. Cuentas comenzar por revisar el informe de empleo costo y comparándolo con los términos del contrato de facturación y pago. Sobre la base de la presencia de cualquier banderas rojas, los auditores pueden seleccionar y probar a pocos o muchos transacciones de muestra para diferentes tipos de costos tales como mano de obra, materiales, administrativos y los gastos generales. pruebas de transacción suelen consistir en nuevos cálculos y la construcción de pistas de auditoría. De acuerdo con KPMG, una firma de auditoría, impuestos y servicios de asesoramiento, los auditores buscan discrepancias como las horas extraordinarias significativa, reclasificaciones de costes, las acumulaciones de costos, las descripciones de costos inusuales o faltantes, grandes o inusuales cantidades de dólares, los costos incurridos antes de que el contrato se iniciaron y los gastos generales de oficina en casa costes.

Video: Auditoría de Cumplimiento a la Adenda del Contrato de Concesión del Aeropuerto de Chinchero

Video: Auditoria de cumplimiento

Después de la auditoría, el equipo prepara y presenta un informe final para el propietario de la empresa y el contratista, por lo general en una reunión cara a cara. Aunque los resultados determinan la cantidad de información que el informe contiene, la atención se centra en identificar, explicar y proporcionar recomendaciones para rectificar las discrepancias o procedimientos ineficientes. Los auditores también señalan los objetivos, así como la revisión del contrato y explican los procedimientos de prueba de auditoría.