Políticas de tarjetas de crédito para los empleados

Muchas empresas, tanto grandes como pequeñas, utilizan tarjetas de crédito emitidas por la compañía como una manera para que los empleados completan pequeñas compras o pagar por otros gastos relacionados con la empresa. Con el fin de reducir la posibilidad de mal uso, políticas bien definidas para el uso de tarjetas deben ser comunicados a los empleados y sus supervisores. Estas políticas deben abordar cuestiones como el uso adecuado, seguridad, limitaciones y procedimientos de revisión.

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Los empleados seleccionados para recibir las tarjetas de crédito de negocios deben ser considerados responsables de la seguridad de la tarjeta, así como la privacidad de la información relacionada con la empresa. Esta responsabilidad debe incluir el mantenimiento de la tarjeta en un lugar seguro, protegiendo la tarjeta de número de identificación personal y la revisión de las declaraciones de actividad fraudulenta. tarjetas de crédito de la empresa nunca debe ser usado por cualquier persona que no sea el titular de la tarjeta. tarjetas perdidas o robadas deben ser reportadas al emisor de la tarjeta y la compañía tan pronto como sea posible.

tarjetas de crédito de la compañía deben incluir los límites de gastos de acuerdo con las necesidades previstas del empleado. Estos límites deben ser comunicados al trabajador, en el momento de su emisión, y estrictamente observados. Los empleados deben asegurarse de que el uso no supera este límite o incurrir en sanciones o cargos por exceder el límite. tarjetas de crédito de la empresa nunca debe ser usado para adelantos en efectivo.

Los empleados deben ser considerados responsables de los informes regulares de uso al supervisor designado. Estos informes deben incluir una explicación detallada de los cargos individuales, recibos originales y códigos de contabilidad de las empresas correspondientes. Esta información debe estar unida al estado de cuenta mensual aplicable y presentarse con tiempo suficiente para evitar cargos por pago tardío.

A no ser incluido como parte de un paquete de compensación de los empleados, el uso personal de una tarjeta de crédito de la compañía no debe permitirse. el uso personal debe ser definido como cualquier cargo que no están directamente relacionados con la operación de la empresa o los gastos relacionados. el uso personal en una situación de emergencia debe requerir una explicación adicional y el pago inmediato de la empresa.

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Revisión del uso de la tarjeta de crédito empleado debe llevarse a cabo sobre una base regular. Este examen debe realizarse tanto por el supervisor inmediato del empleado y miembro del departamento de contabilidad de las empresas. El supervisor del empleado debe ser considerada responsable de determinar el uso como aplicable y apropiado para las responsabilidades de trabajo del empleado. El departamento de contabilidad debe garantizar que los pagos y créditos se procesan correctamente y no se han superado los límites de uso.