Política de Compras sin fines de lucro

organizaciones sin fines de lucro bajo el escrutinio de una variedad de grupos de interés debido a su dependencia de las donaciones de caridad o porque tienen la exención de impuestos. Para asegurarse de que sus prácticas de compra pasan la prueba cuando revisada por los medios de comunicación, los donantes, el Servicio de Impuestos Internos u otras partes interesadas, es importante crear políticas de adquisición que evitan cualquier posible conflicto de interés o falta de transparencia.

Algunas organizaciones no lucrativas requieren que las compras por encima de un cierto nivel de dólar se pondrán a la oferta, con la organización que recibe múltiples ofertas de diferentes proveedores. Esto ayuda a reducir la probabilidad de que un agente de compras, jefe de departamento o director ejecutivo puede recompensar a un contrato a un socio amigo, familiar o de negocios que ofrece una recompensa personal o soborno de plano. Esto también evita que un proveedor de largo plazo para elevar las tasas o la reducción de los servicios de cada año, ya que sabe que no tiene competencia.

Su política de adquisición puede requerir que su organización tomar la oferta más baja de proyectos, servicios o bienes, o permitir que usted tome la mejor oferta. La mejor oferta podría no ser el más barato, pero podría proporcionar un mejor valor a la organización. Por ejemplo, una empresa de marketing deportivo podría ofrecer el funcionamiento de la raza de camino de 10 kilómetros de una organización benéfica por una tarifa más baja que otra empresa, pero la puja más alta podría tener más experiencia corriendo carreras en carretera y tienen más contactos que podrían comprar patrocinios. En algunos casos, una organización no lucrativa podría permitir a un contrato para ir a una empresa que no sea la oferta más baja, siempre y cuando el contrato se encuentra dentro de un determinado porcentaje de la oferta más baja y el agente de compras, la cabeza o la gestión de departamentos puede mostrar razones por las cuales la oferta más baja no es la mejor oferta.

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Como parte de su política de compras, crear y emitir una solicitud de propuestas de proyectos, servicios o bienes de más de una cantidad específica de dinero. Una RFP es un estándar de uso negocios procedimiento que se comunica a los posibles licitadores los mismos requisitos objetivos para un contrato. RFP ayudan a las organizaciones no lucrativas hacen comparaciones manzanas con las manzanas de las ofertas.

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Para evitar el favoritismo o la apariencia de favoritismo, pedir a sus miembros de la junta y el personal de gestión si tienen amigos, familiares o socios comerciales que venden bienes o servicios que adquiera. Muchas organizaciones no lucrativas tienen políticas que prohíben la organización de transacciones comerciales con empresas que tienen estrechos vínculos con los principales interesados. Antes de aprobar los contratos grandes, compartir los nombres de posibles socios comerciales con las principales partes interesadas para determinar si alguno de ellos tiene un conflicto.

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Porque sin fines de lucro no están en competencia con otras empresas para las ganancias, que son más libertad para revelar información del negocio con el público. Hacer que su política de compras a disposición del público en su página web. Incluir información relativa a las grandes compras en el reporte del tesorero dado al Consejo de Administración en las reuniones del consejo.

Es posible que desee dar preferencia a las empresas que utilizan prácticas comerciales “verdes”. Esto puede incluir las empresas que han declarado públicamente y las iniciativas demostrables para reducir el uso de energía y agua, reciclar, utilizar materiales orgánicos y no tóxicos o reducir el embalaje.