Cómo planear un cambio de oficina
Mover su oficina es algo que puede tomar meses de planificación cuidadosa y la consideración y no se puede hacer durante la noche. Cuando usted está planeando para mover una oficina, hay varios pasos que debe tomar para asegurarse de que el movimiento se realiza de manera eficiente y sin incidentes. Cuando se planifica correctamente, puede pasar toda una oficina en el transcurso del fin de semana y estar de vuelta en los negocios por la mañana del lunes.
Dibujar un diseño de sus nuevas oficinas en el nuevo espacio que ha elegido. En todas las habitaciones y los muebles que se deben incluir en cada habitación. El diseño debe mostrar cada habitación de la nueva oficina, incluidos los espacios de cocina y baño. Aunque el mobiliario de oficina debe mezclarse en todas las habitaciones, esto no tiene por qué ser el lugar final de los elementos de mobiliario para el final. Este dibujo no tiene que ser a escala, sino que debe proporcionar un sentido general de lo que el nuevo espacio de oficinas se verá así. Etiqueta de cada oficina con el nombre de la persona que va a estar en él y etiquetar todos los espacios cubículo con los nombres de sus empleados. Imprimir copias del dibujo y la mano hacia fuera a todos los empleados.
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Tener un abogado que revise todos los contratos de alquiler y los inquilinos antes de finalizar ellas. Asegúrese de que comprende los términos del contrato de arrendamiento y que el arrendatario está proporcionando un servicio justo. Comparar precios de otros espacios de oficinas comparables en la zona para determinar si está o no está pagando un precio justo de mercado de su alquiler. Una vez que está satisfecho con el contrato de arrendamiento, firmar y finalizarlo. Esto debe hacerse al menos un mes antes de la mudanza.
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Cumplir con sus empleados para discutir el diseño de las nuevas oficinas. Averiguar si están contentos con los nuevos arreglos o si los cambios deben hacerse. Discutir los detalles, tales como instalaciones de cocina y baño, oficinas y salas de reuniones personales. Trabajar juntos para asegurar que se satisfagan las necesidades de todos. Preguntar a los empleados preguntas tales como, "¿Esta disposición de la oficina satisfacer sus necesidades?" y "¿Se siente cómodo que usted será capaz de trabajar con eficacia y eficiencia en este nuevo diseño?" Sea flexible en la disposición de cabinas y equipo de oficina, tales como fotocopiadoras y ordenadores. Sus empleados pueden ser capaces de darle la tan necesaria información acerca de la eficiencia de las áreas de trabajo comunes. Asignar oficinas individuales para los empleados que están en la gestión basada en los espacios de oficinas que ya tienen. Estos espacios deben ser no negociable.
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Notificar a las compañías de teléfono, electricidad y agua de su movimiento planeado y hacer los arreglos para los servicios en las nuevas oficinas. Pregunte si su empresa puede mantener su número de teléfono para evitar complicaciones. Los servicios públicos deben ser notificados de su movimiento al menos dos semanas de antelación. Notificarles llamando al departamento de servicio de cada servicio público y solicitar hablar con un representante. Hágales saber cuando los servicios en las antiguas oficinas deben estar apagados y cuando los servicios en las nuevas oficinas deben estar encendidos. Si va a realizar ningún cambio en la forma en que va a pagar sus cuentas, usted debe hacer que en este punto también.
Limpiar los elementos innecesarios en su oficina actual comprobando alrededor de las oficinas para cualquier equipo que está fuera de fecha o no se ha utilizado en al menos un año, como un proyector de diapositivas o el vídeo. gabinetes de purga de presentación de archivos que no necesitas y deshacerse de cualquier mueble que se rompe o no se mueve a la nueva oficina. Estos son los elementos que probablemente puedan ser proyectados. Haga que los trabajadores toman todos sus objetos personales a casa para ser trasladado a la nueva oficina en el momento apropiado.
Preparar un anuncio de movimiento para todos sus clientes. Incluir información como la fecha del traslado y la ubicación de la nueva oficina. También debe incluir un pequeño mapa con las indicaciones a la nueva oficina. Enviar estos anuncios por correo por lo menos dos semanas antes de la mudanza.
Contratar a una empresa de mudanzas que será el encargado de mover todos los muebles y equipos de oficina a su nuevo espacio de al menos un mes antes del movimiento. El día antes de la mudanza, caja de seguridad de todos los archivos, libros y otros artículos diversos de manera que se prepara para su oficina de la mudanza.