Cómo enviar fax un documento
Las máquinas de fax (abreviación de facsímil) son un elemento básico de las oficinas de negocios en todo el mundo. Antes de la llegada del correo electrónico, fax eran el método estándar de transmisión de documentos y firmas en un corto período de tiempo. Las máquinas de fax todavía se utilizan en muchos casos, sobre todo cuando no hay ninguna copia electrónica del documento a transmitir que podría ser enviado por correo electrónico. Se tarda sólo unos minutos para enviar por fax un documento y recibir la confirmación de si la máquina de fax está funcionando correctamente y que la línea telefónica está conectada adecuadamente.
Cosas que necesitará
Máquina de fax- Documento
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Asegúrese de que la máquina de fax está enchufada y encendida. También asegúrese de que el cable de la línea telefónica está conectado a la máquina de fax y perfectamente asentada en el puerto. La mayoría de las máquinas de fax tienen un receptor de teléfono que puede utilizar para hacer o recibir llamadas telefónicas mientras la máquina de fax no está en uso. Recoger el receptor para determinar si hay un tono de marcación. Esto le dirá si la conexión telefónica está funcionando.
Llenar una hoja de portada para el fax si se desea. Una hoja de cubierta contiene el nombre del remitente y, posiblemente, otra información de contacto como números de los nombres de empresa, fax y teléfono, y dirección. La hoja de cubierta tendrá nombre y similares información de contacto del destinatario. Por lo general, también tiene el número de páginas del documento de fax para que el destinatario sabe cuántos esperar.
Coloque el documento de fax en la bandeja de alimentación de la máquina de fax. Hay una ranura que estará marcado para las llamadas salientes o el envío. También se debe colocar el documento en una cierta orientación, generalmente boca abajo. Compruebe las marcas de la máquina o el manual de usuario de la máquina para obtener más detalles.
Utilice el teclado de la máquina de fax para marcar el número de fax del destinatario. Marcar este número el mismo que si estuviera llamando al número en cualquier teléfono. Use un y el código “1” de área, si es de larga distancia. Por lo general hay una lectura en la máquina de fax que mostrará el número marcado. Asegúrese de que el número es correcto.
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Pulse el botón SEND o Iniciar. Este botón tiene generalmente una marca en verde. Una vez que se pulsa el botón de inicio o Enviar, es probable que escuchar un tono de marcación en primer lugar, y luego suena marcación por tono que la máquina de fax marca el número. A continuación tendrá lugar una serie de pitidos algo feo y estático conocido como el “apretón de manos”, como el equipo de fax receptor se conecta con la máquina de fax emisora. Después del saludo, el documento debe comenzar a alimentar a la máquina de fax. Esto significa que se está escaneando internamente y se envía digitalmente a través de la línea telefónica.
Esperar hasta que todo el documento se alimenta en y escaneado. Será expulsado a través del otro lado de la máquina de fax. La mayoría de las máquinas de fax también se imprimirá una página de confirmación después de todo el proceso se ha completado. Esta página de confirmación contendrá la fecha y hora de transmisión y el número de teléfono que recibió.
Grapar el documento de fax y la hoja de confirmación juntos y archivo en un lugar seguro.
Consejos & advertencias
- Asegúrese de que el documento de fax es legible. Las transmisiones de fax tienden a distorsionar el original, por lo que debe comenzar con un documento claro.
- Las fotos no para enviar por fax. Tanto detalle se pierde durante la transmisión.
- Retire las grapas o clips de papel del documento antes de enviarlo. Estos elementos se atasque y posiblemente dañar la máquina de fax.
- Evitar el envío por fax documentos enviados por fax que ha recibido. La distorsión de la transmisión sólo empeora y la copia transmitida puede llegar a ser ilegibles.