Ventajas y desventajas de fax a través de correo electrónico

Antes de correo electrónico entró en popularidad, las transmisiones de fax presentan la única manera de enviar comunicación escrita rápidamente. Podrían proporcionar documentos e impresos en unos cortos minutos más de cientos o miles de millas. Dado que el correo electrónico ha empezado a utilizar ampliamente, algunas empresas han abandonado por completo las máquinas de fax. Aún así, los faxes tienen algunas ventajas sobre la comunicación por correo electrónico.

Dado que las transmisiones de fax utilizan papel y el correo electrónico no es así, problemas con el documento ponen de comunicación de fax en desventaja. Como impresoras, máquinas de fax pueden experimentar los atascos de papel. A diferencia de las impresoras, los atascos de papel pueden ocurrir en una de dos máquinas necesarias para completar una transmisión de fax. El documento original puede atascarse en el equipo de fax emisor, posiblemente haciendo que el documento inservible si el atasco es lo suficientemente grave. En el extremo receptor, el papel que se está impreso en atasco de lata en la máquina de fax, interrumpiendo todo el proceso. La máquina receptora también podría quedarse sin el papel, y el usuario en ese extremo no puede darse cuenta de que el papel se ha ido por algún tiempo. Este retraso podría causar comunicaciones sensibles al tiempo que quedan sin respuesta durante horas o incluso días.

Una de las mayores ventajas de las transmisiones de fax se produce cuando una persona está tratando con un documento firmado o un documento que sólo existe en papel. Si esa persona quiere enviar el documento en un correo electrónico, que necesita la imagen del documento con una impresora, el escáner o multifunción. Entonces, el usuario tiene que editar la imagen escaneada antes de elegir un lugar en el disco duro computerrsquo-s para guardar el documento escaneado. Cuando la persona que envía el correo electrónico, el archivo de exploración se debe adjuntar al correo electrónico. Por el contrario, una persona que usa una máquina de fax simplemente coloca el documento en la máquina y le pega un par de claves para enviarlo a la parte receptora.

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Los documentos enviados por correo electrónico pueden ser editados por el usuario, mientras que los documentos enviados por fax no se puede. En situaciones en las que las dos partes están colaborando en un proyecto, la posibilidad de editar el documento ayuda a facilitar que la colaboración, dando a los usuarios la facilidad de hacer cambios rápidamente. Si las dos partes están comprometidos en una relación de confrontación, una transmisión de fax puede ser más atractiva. La naturaleza del documento de fax en papel hace que la alteración del documento para difamar o manipular a la otra parte más difícil.

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Muchas computadoras y las impresoras de hoy puede enviar documentos de fax y correo electrónico. Esto significa que los archivos digitales pueden ser enviados desde un ordenador a una máquina de fax, donde se entrega como un documento impreso. Estos ordenadores e impresoras también pueden recibir transmisiones de fax desde máquinas de fax, que proporciona las ventajas de ambos fax y correo electrónico.