Cómo mantenerse organizado en el Trabajo
La desorganización es el anatema de un empleado eficiente, profesional. Y, sin embargo, tal desorden golpea incluso el trabajador más preparado. Tal vez una fecha límite es a las 4 horas, pero se le olvidó por completo de las dos reuniones que haya reservado al mismo tiempo por error. Sea cual sea la situación, la construcción de su capacidad de organización en la oficina se puede lograr de varias maneras. Candido Segarra, autor de “Cómo convertirse en un verdadero profesional”, aconseja empezar con la limpieza de su escritorio y la eliminación de todo el desorden. Sin embargo, mantenerse organizado requiere algo más que un espacio de trabajo estéticamente agradable.
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Mantener un calendario de plazos. Elija un planificador que se adapte a su estilo y que va a utilizar en realidad: Algunos prefieren los planificadores en línea y PDA mientras que otros prefieren los planificadores de portátiles basados en papel. Introduzca cualquier fecha límite del proyecto, reunión o cita el momento se conocen fechas. Para cualquier tarea que requiere preparación, introduzca un recordatorio adicional algunos días antes del evento para asegurarse de que está adecuadamente preparado.
Establecer marcos de tiempo realista para las tareas. Una estimación inexacta de su flujo de trabajo lanza cualquier horario en desorden. Para evitar echar de tareas y omitiendo otros, asegúrese de asignar suficiente tiempo para cada tarea. Sobrestimar el tiempo que tarda en completar algo. Un artículo de Walden University 2011, "Consejos sobre Habilidades de organización de negocios," aconseja a los nuevos empleados para obtener entrada del equipo de gestión en relación con los plazos previstos.
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Planificar el día antes de tiempo. Al final de cada día de trabajo antes de salir de su escritorio, para tomar notas sobre cómo hacer frente al día siguiente. Escanear su calendario para asegurarse de que está en la línea para completar los proyectos y funciones de trabajo que figuran para mañana. Escribir notas con respecto a todo lo que tiene que hacer en el hogar de antemano: El envío de un traje a la tintorería para una presentación, conseguir bocadillos para la reunión de mañana o con lo que en su ordenador portátil de repuesto para el software necesarios son ejemplos.
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Mantener el inventario físico de sus tareas para una representación visual de trabajo excepcional. Por ejemplo, colocar todos los archivos de tareas pendientes en su escritorio en el orden que desee para hacer frente a ellos. Si no existe ningún archivo de las tareas, escribir cada objetivo en la pizarra. O bien, escribir la tarea en una nota adhesiva y colocarla en el monitor del ordenador. Asociar una acción física con la finalización de la tarea: Tacha el elemento desde el panel indicador o manualmente desgarrar la nota adhesiva. Código de color las notas adhesivas de acuerdo con la urgencia de la tarea.
Consejos & advertencias
- Colgar carteles que piden sin interrupciones durante la realización de tareas críticas. Si su horario es apretado e inflexible, salirse del camino conduce a la desorganización. Coloque un signo educado fuera de su escritorio o en su silla pidiendo espacio y una oración que explique la razón. Por ejemplo, "Por mucho que me gustaría hablar / ayuda / comer con usted, estoy en el medio de cierre trimestral --- consulte John para preguntas. ¡Gracias!"
- Realizar tareas relacionadas en el mismo período de tiempo. Esto mejora su flujo de trabajo y hace que sea más fácil para llevar a cabo tareas similares.