Definición de una oficina sin papeles

La oficina sin papeles es un concepto que se introdujo en la década de 1980, cuando los ordenadores de sobremesa hicieron su aparición en el lugar de trabajo. El término se usa para describir la oficina del futuro, uno que requiere poco o ningún papel para hacer negocios. En lugar de papel, la oficina sin papeles utilizaría la tecnología moderna para lograr todos los objetivos mismos. A pesar de sus orígenes pintaron un cuadro de un mundo completamente sin papel, la nueva teoría detrás de las oficinas sin papel prevé residuos en la conciencia y los intentos de convertir la mayor cantidad documentación en papel a formato digital como sea posible.

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Un personal de la oficina sin papel se esfuerza por utilizar siempre presente la tecnología para disminuir la necesidad de papel. Las facturas y recibos se transforman fácilmente en formato de correo electrónico. Los archivos se guardan utilizando un sistema de archivo electrónico. tabletas de equipos portátiles se utilizan en lugar de un bloc de papel. faxes electrónicos se envían al igual que los correos electrónicos. Cuentas, facturas y recibos se envían por correo electrónico y archivos archivados son escaneados y copias de seguridad en equipos con capacidades de almacenamiento masivo.

Mientras que una oficina tradicional está llena de escritorios, armarios, archivadores, carpetas, estanterías, impresoras de tamaño comercial y máquinas de fax, una oficina sin papeles podría funcionar con un escritorio, una silla y el ordenador. Una oficina sin papeles ahorra dinero en la impresión, sobres, sellos postales y la tinta. También aumenta la productividad porque los empleados no van de ida y vuelta a las impresoras, máquinas de fax y archivadores. El espacio es obviamente guarda en el entorno de oficina y el intercambio de información se completa con sólo un clic de un botón.

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Además de las ventajas enumeradas en "Características", una oficina sin papeles es el medio ambiente y ofrece una mayor seguridad para la documentación. Adecuadamente protegidos los sistemas de información permiten la fácil recuperación después de desastres y fuera del sitio de acceso les da mayor utilidad que las oficinas tradicionales de generación de papel.

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El paso de una oficina tradicional a una oficina sin papeles no se logra rápidamente. Las compañías pueden comenzar mediante el intercambio de información interna en formato digital o solicitando la facturación de correo electrónico en lugar de billetes de papel. La expansión del sistema puede incluir la exploración de años de viejos archivos en los sistemas de presentación electrónica. El costo inicial puede ser de alto nivel de capacitación y la compra de hardware y software, pero muchas empresas informan que el ahorro a largo plazo más que compensar por los gastos de puesta en marcha.

Aunque los desarrolladores informáticos primeros pensaron que fácilmente computadoras disponibles daría lugar a una reducción inmediata de la cantidad de papel utilizado, el consumo de papel en realidad se disparó a medida que más y más personas obtuvieron acceso a computadoras e impresoras. Debido a que los ordenadores han hecho la producción de documentos de manera mucho más sencilla que con las máquinas de escribir, se pueden hacer más copias. Los documentos también pueden enviarse por correo electrónico, impresión y copiado por el destinatario. Muchas personas simplemente se sienten más cómodos de leer un papel impreso que una pantalla digital.