Cómo ir sin papel en una oficina

Utilizar el correo electrónico y la electrónica para distribuir comunicaciones de la oficina en lugar de productos de papel. Enviar correos electrónicos en masa a sus empleados en lugar de imprimir las notas para cada individuo. Del mismo modo, si los materiales acompañan a una presentación de la empresa, distribuir archivos PDF de notas adicionales para tener acceso en un ordenador portátil o iPad durante las presentaciones. Texto y mensajes instantáneos son también formas de comunicarse con sus empleados sin el uso de papel. Si los materiales impresos son necesarios, siempre imprimir páginas a doble cara o páginas de uso que ya se han impreso en un lado.

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Utilizar etiquetas adhesivas en lugar de hojas enteras de papel. Etiquetas adhesivas pueden servir como sustitutos de las portadas que simplemente sirven solamente para notificar que el destinatario de un fax es un fax y lo es con respecto.

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Almacenar todos los datos en ordenadores en lugar de en los archivos de papel. Subir toda la información a un servidor que puede almacenar de forma segura toda la información empresarial de la red empresarial. El uso de programas como Microsoft Excel y Word puede ayudar a asegurar que los empleados pueden crear y almacenar toda la información en sus computadoras de escritorio en lugar de en papel. Al hacerlo, asegúrese de que todos los archivos están respaldados rutinariamente de modo que no se pierdan datos en caso de un corte de energía o desplome de la computadora.

Proporcionar a los empleados con las unidades flash. Las unidades flash permiten a los empleados para transferir documentos entre sí sin tener que imprimirlos. En el caso de un problema de conexión a Internet, unidades flash también serán útiles como presentaciones pueden continuar o trabajo puede ser llevado a casa sin impresión innecesaria. Instruir a los empleados para guardar siempre sus proyectos actuales para unidades flash, que pueden acceder en sus computadoras portátiles desde cualquier lugar que deseen.

Notificar a los clientes de sus objetivos sin papel. Si lo hace, animar a los clientes para escanear documentos en lugar de imprimir y entregar a usted. Del mismo modo, pedir que se le envíen mensajes de correo electrónico en lugar de utilizar el servicio postal para comunicarse. Por último, hacer uso de los servicios de fax a correo electrónico cuando se trabaja con los clientes que envían comunicaciones por fax. Estos servicios se convierten en mensajes de correo electrónico, faxes cual los empleados pueden leer en sus ordenadores en lugar de en papel.

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Utilice vidrio o de plástico en lugar de placas de papel y cuencos. Muchos empleados de oficinas productos de papel se pueden utilizar para el almuerzo. Si su oficina tiene un lavabo disponible, proporcionar vidrio y plástico para sus empleados a utilizar en su lugar. También puede proporcionar o fomentar el uso de botellas y vasos reutilizables para su uso en el refrigerador de la oficina. Si lo hace, le ayudará a reducir el uso de papel de la oficina.