Cómo utilizar Excel para el seguimiento del inventario

Ningún negocio es demasiado pequeño para un sistema de control de inventario. A pesar de esto, las opciones tales como un sistema electrónico integrado no son ni necesarias ni rentable. Por otro lado, un equilibrio entre tener un inventario demasiado y demasiado poco puede ser difícil con un sistema manual. Si esto describe su negocio, utilizando una hoja de cálculo Excel para realizar un seguimiento de inventario puede ser una alternativa rentable. Aunque Excel no puede automatizar todo, fórmulas y reglas de formato condicional puede ayudar a calcular los niveles de existencias en-mano y ayudarle a pedir inventario exacto y oportuno.

Crear una hoja de cálculo desde cero o descargar una plantilla libre de seguimiento de inventario desde el sitio web de Microsoft Office en office.microsoft.com. Para un sistema simple, una hoja de 11 columnas trabajará para las tareas de seguimiento de inventario. Crear etiquetas de columna de ID de inventario, nombre del producto, descripción, precio unitario, cantidad en stock, los artículos vendidos, la cantidad actual, punto de pedido y una etiqueta de columna para identificar artículos descontinuados. Usted tiene que rellenar la hoja de cálculo con la información actual, por lo que este también puede ser un buen momento para llevar a cabo un recuento de inventario físico.

Introduzca los datos de inventario actual en todos menos los artículos vendidos, la cantidad actual y columnas interrumpidas. La columna de artículos descontinuados sirve como una alternativa a la supresión de la información de la hoja de cálculo como elementos dejan de estar disponibles. A medida que se actualiza la hoja de cálculo mediante la introducción de datos de artículos-sold, una fórmula calculará la cantidad actualmente en la mano. Si los niveles de cantidad de corriente son igual o menor que el punto de pedido, el color de fondo en la columna de la cantidad de la corriente le alertará a reordenar mediante el cambio de color.

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Introducir una cantidad en stock productos menos vendidos fórmula en la columna de la cantidad de la corriente. Para crearlo, haga clic en la primera celda bajo la etiqueta de la columna cantidad actual e introduzca un signo igual. A continuación, haga clic en la primera celda bajo la cantidad de etiquetas, introduzca un signo menos, haga clic en la primera celda bajo los artículos vendidos etiqueta y pulse "enter". Por ejemplo, la fórmula puede aparecer como “= E3-F3.” Para extender la fórmula, haga clic en la célula, colocar el puntero del ratón sobre la esquina inferior derecha de la celda de modo que el puntero se asemeja a una cruz. Mantenga pulsado el botón izquierdo del ratón y arrastre a la parte inferior de la hoja de cálculo.

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Cambiar el color de fondo de la celda actual cantidad de rojo para que le avise cuando llega el momento de reordenar. Para ello, haga clic en la primera celda bajo la etiqueta de la columna cantidad actual, seleccione “formato condicional” de la cinta de Excel, seleccione "Opciones de celda resalte" y seleccione “entre”. En el cuadro de diálogo que se abre, escriba el número 5 en el primer cuadro de texto, escriba cero en el segundo cuadro de texto y elija “llenar de color rojo la luz” en el cuadro desplegable. Extender la regla arrastrando a través de todas las celdas de la columna tal como lo hizo con la fórmula.