Cómo mejorar el flujo de procesos
Un proceso consiste en todos los pasos necesarios para crear un producto o prestar un servicio. Todo es un proceso - el bloqueo de la puerta delantera, por lo que un huevo duro, coser un vestido o la fabricación de un Volvo. Cada proceso tiene un punto de partida, cualquier número de pasos de acción secuenciales o simultáneas, y un final definido. El tiempo de producción, costo y calidad se ven afectados por el flujo del proceso en cada paso. Mejorar el flujo de proceso debe ser un esfuerzo constante para reducir costos, mejorar la calidad y eliminar los errores y volver a trabajar.
Contenido
Cosas que necesitará
- Diagrama de flujo
Crear un diagrama de flujo del proceso. Los diagramas de flujo toman cada paso de acción en secuencia desde el principio hasta el final. A lo largo del diagrama de flujo, puntos de decisión están marcados, con los pasos subsiguientes para completar las variaciones en el proceso. El final del proceso marcará la finalización del proceso. Reunir un grupo de individuos que están involucrados en el trabajo, se ven afectados por el proceso, interactúan con el proceso o son destinatarios o usuarios finales del producto o servicio. Este grupo de partes interesadas proporciona una amplia perspectiva del proceso.
Identificar las barreras, variaciones o bloqueos en el proceso. Los trabajadores de producción en diferentes turnos pueden estar realizando el mismo trabajo pero con ligeras variaciones. Examinando el diagrama de flujo revelará variaciones en cómo se completan las tareas. Un diagrama de flujo del proceso de orden de compra puede revelar cinco pasos de aprobación, que pueden estar ralentizando el proceso. Los operadores en diferentes turnos pueden ser calibrar el equipo de manera diferente, lo que afecta la calidad y provocando averías del equipo.
Examina el diseño de la planta, oficina o departamento. Algo tan simples empleados que trabajan en el mismo proceso, pero ubicados en diferentes edificios pueden reducir la velocidad de comunicación y transferencia de información. Si los empleados están ubicados en diferentes zonas de la ciudad, el transporte y el tráfico puede ser otro problema. La reubicación de los empleados de proceso a una ubicación central puede mejorar el flujo de información y comunicaciones
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Revisar el uso de la tecnología en el proceso. Su departamento de contabilidad pueda estar utilizando las facturas en papel que se envían a los clientes. Se le puede pasar mucho tiempo revisor, copia y luego adjuntar documentos a mensajes de correo electrónico en lugar de utilizar el software de intercambio de archivos como Dropbox. El equipamiento de la planta puede ser anticuada, el uso de demasiados pasos manuales que ralentizan un proceso. La tecnología es una inversión e implica el tiempo de inactividad y la formación, pero puede mejorar el flujo de proceso en el largo plazo.
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Invitar a una sección transversal de los empleados para discutir los problemas o desafíos a la hora de completar el proceso. La falta de formación, instrucciones de trabajo claras o comunicaciones puede cosas cuando todo lo demás está funcionando sin problemas. El factor humano no puede ser ignorada. Los cambios que tratan de sabotear entre sí o dejar instrucciones poco claras en el cambio de turno impacto que un proceso tanto como equipos o materiales. La mejora de relaciones con los empleados puede hacer una mejora significativa en el flujo de trabajo.