Funciones del administrador de la oficina
Las funciones del administrador de la oficina pueden variar entre las empresas, pero hay algunas habilidades esenciales necesarios para casi todos los puestos administrativos. Entre los más importantes son la comunicación y la organización. Excelente teléfono, la comunicación escrita y hablada habilidades son vitales, ya que se le Diaria correspondiente con muchas personas importantes. Dado que los administradores son responsables de regular malabarismos con múltiples tareas, es necesario un fuerte sentido de la organización para tener éxito en esta posición.
Contestar el teléfono es una tarea necesaria, independientemente de su sector o campo específico. administradores de la oficina deben tener excelentes habilidades de teléfono, así como una voz agradable de usar. Como administrador de la oficina, se le habla a los clientes, proveedores y otros profesionales. Puede que tenga que responder a las preguntas, las preocupaciones o consulte una persona que llama a otro representante de la compañía.
Si usted es el único administrador de la oficina de la empresa, es probable que sea responsable de mantener un calendario organizado de citas y eventos. Usted puede ser responsable de una sola persona o de un gran equipo. Estos momentos incluyen una amplia variedad de asuntos tales como el establecimiento de citas con los clientes o la planificación de las reuniones semanales del personal. En algunos casos, los administradores también sirven como asistentes personales, por lo que pueden encontrarse organización de servicios de jardinería o de cuidado de la piscina, lo que confirma reservas para la cena o la preparación de alojamiento durante el viaje para su jefe.
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Como administrador de la oficina, es probable que ser la voz de la empresa, a menudo en nombre de sus superiores. Debido a esto, poseer habilidades interpersonales ejemplares es un requisito previo importante. No sólo va a comunicarse entre las personas dentro y fuera de la compañía, que también será responsable de transmitir información importante. La comunicación se llevará a cabo cara a cara, por teléfono, a través de cartas y fax y por correo electrónico.
Dependiendo de la empresa y de la profesión, puede ser responsable de la creación y el mantenimiento de las hojas de cálculo de datos o introducir información en una base de datos de la empresa. Por ejemplo, un administrador de la oficina en una empresa de construcción podría mantener a una hoja de cálculo de proveedores locales y los costes de material. La mayoría de las compañías también llevan registros detallados de la información del cliente anterior: dirección, teléfonos de contacto, direcciones de correo electrónico y notas de servicio.
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Esta es la categoría más inclusiva y quizás lo más importante. Los administradores proporcionan un sentido de la organización y la eficiencia en toda la oficina y en otros aspectos de la empresa. Logran esto mediante el mantenimiento de los sistemas de archivo ordenado y un ambiente limpio, libre de cables.
De vez en cuando también Administradores actuar como “go-fers,” mandados que particularmente no encajan en ninguna descripción de trabajo. Estas tareas pueden incluir, pero no se limitan a hacer depósitos bancarios, la compra de equipos de oficina o recoger el almuerzo para el personal.
