Gastos pagados por hacer Tener un saldo deudor o acreedor?

Las empresas a menudo compran los servicios muy por delante de su uso real, a veces para ahorrar dinero con un descuento, o simplemente porque no hay otra manera disponible para pagar por el servicio. El servicio se considera un "gasto pagado por anticipado" porque el dinero se ha pagado por el servicio, pero la empresa aún no ha incurrido como un gasto. Hay un par de maneras diferentes para dar cuenta de gastos pagados por adelantado usando los principios de contabilidad generalmente aceptados, o GAAP, y hacerlo correctamente es importante para la contabilidad responsable de los impuestos y los inversores.

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Un gasto de prepago es cualquier servicio que se compra por una empresa en la cual se hace el pago por adelantado, antes de que el servicio se utiliza realmente. Los ejemplos más comunes incluyen el alquiler y el seguro, que por lo general cubre un período que comienza en la fecha de compra y se extiende hacia el futuro. Esto es común para un servicio como el alquiler porque, de acuerdo con contador Larry Walther, "la mayoría de los propietarios requieren renta mensual que se pagará al comienzo de cada mes," en lugar de al final, después de que el negocio se ha utilizado el espacio. En la contabilidad, estos servicios suelen registrarse como gastos sólo cuando están en la realidad utilizado por el negocio, por ejemplo, cuando el período de cobertura de seguro o el plazo del arrendamiento transcurre. Hasta ese momento, se registran como pagos anticipados y no como gastos reales.

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Hay dos métodos generalmente aceptados utilizados en la contabilidad para registrar los gastos anticipados. En ambos métodos, la cuenta de gastos de prepago tiene un saldo deudor. La razón de esto es simple: Todas las compras requieren una operación de crédito, ya sea a sus activos, en este caso, por lo general efectivo, o a otra cuenta, tales como cuentas por pagar, si el gasto de prepago fue financiada a crédito.

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En muchos casos, los gastos anticipados se registran inicialmente como una cuenta de activo. Este método de contabilidad se llama el método de balance, ya los efectos de las transacciones iniciales del balance y no afecta a la cuenta de resultados hasta que el servicio de prepago se utiliza realmente para arriba por el negocio. La entrada de diario inicial en el método del balance consiste en un crédito a la cuenta de efectivo - o por pagar, si el gasto se compra a crédito - y un débito en la cuenta del activo gasto pagado por adelantado. Al final del período contable, la parte gastada del gasto se acredita a la cuenta del activo gasto pagado por adelantado y debita a la cuenta de gastos de capital, a menudo los gastos de seguros o gastos de alquiler.

En el método de cuenta de resultados, el orden de una transacción de pagos anticipados se realiza esencialmente a la inversa: el costo total del servicio se carga a la cuenta de gastos en primer lugar, y al final del período contable, los gastos de prepago restantes se transfieren a una cuenta de activo. Al igual que con el método del balance, la cuenta de gastos de prepago tiene un saldo deudor, a pesar de que se registró por primera vez en el lado de las acciones del balance más que el lado activo.