Cómo crear un Calendario Maestro
La programación es una de esas tareas administrativas mundanas que nadie quiere hacer-sin embargo, falta de desarrollo de una manera sistemática para registrar las fechas importantes y los hitos pueden arruinar los planes mejor trazados. Un calendario maestro debe incluir fechas importantes, ser automatizado, e incluyen un sistema de vencimientos a notificar a las personas de las próximas fechas. Con el fin de crear un calendario maestro efectivamente debe ser intuitivo, eficiente y tener procedimientos bien escritos para todos los usuarios.
Designe a una persona para mantener la rendición de cuentas para el mantenimiento y respaldo. Esta persona debe ser responsable de revisar y entrar en fechas clave en el calendario antes de su distribución.
Introducir fechas finales y plazos. Las fechas definitivas son quizás la razón más importante para crear y mantener un calendario maestro comunal. Estas fechas deben sobresalir y ser introducida en negrita, de color o todos los casquillos.
Trabajar con profesionales y personal de apoyo para determinar las fechas cosquilleras antes de la fecha límite. Esto depende de la actividad y la organización. Por ejemplo, es posible que desee proporcionar un recordatorio una semana antes de una importante reunión presupuestos. Sin embargo, una hora feliz grupo puede requerir solamente un recordatorio de una hora antes del evento. También tendrá que invertir tiempo para realizar viajes si el evento no está en la oficina inmediata.
Video: Como hacer un calendario
Video: Calendario Maestro
Determinar un proceso para informar a los usuarios de los cambios. Esto puede ser un proceso formal o informal. Sin embargo, debe describirse claramente en los procedimientos. También tendrá que proporcionar una manera de confirmar el cambio. Esto podría ser un correo electrónico rápido con una solicitud de confirmación a todos los asistentes del personal o reuniones.
Proporcionar una opción para incluir las fechas de seguimiento. fechas de seguimiento son las fechas que surgen como resultado de una nueva reunión. Es decir, están unidos a una reunión original. Un ejemplo sería un AR (acción requerida) para las finanzas para completar antes de la siguiente reunión. Ser capaz de unir las fechas de seguimiento a la reunión original es una buena manera de automatizar el proceso y lograr una mayor eficiencia en la próxima reunión o evento.
Imprimir el calendario maestro tanto en una base diaria y semanal y distribuir. Esto es opcional dependiendo de la organización.
Coloque el calendario en una ubicación central. Esto puede ser en línea, en un archivo compartido o en un tablón de anuncios compartido.