Cómo auditar un Proveedor

Proveedores de calidad son una parte necesaria de una organización, ya que proporcionan bienes y servicios que se utilizan para servir a sus clientes. Las prácticas comerciales de los proveedores tienen un impacto directo en su organización. Si usted tiene un proveedor que no es capaz de ofrecer sus productos a tiempo, que afecta directamente a sus ingresos. Auditoría de un proveedor es una parte necesaria de un sistema de gestión de calidad. Usted puede decidir auditar a un nuevo proveedor, ya que se desee utilizar para sus necesidades de negocio, o puede decidir auditar un proveedor actual debido a un incidente que ocurrió en el pasado.

Póngase en contacto con su proveedor para programar una hora para realizar la auditoría. Prestar atención a la respuesta de su proveedor, especialmente si son o no son receptivos a que la realización de una auditoría. llevará tiempo del proveedor en cuenta y tratar de programar un tiempo de auditoría que beneficie a ambas partes.

Video: AUDITORIA A UN PROVEEDOR

Desarrollar el plan de auditoría y revisar el historial de calidad de su proveedor. Su plan de auditoría se determina por el motivo de la realización de la auditoría. Por ejemplo, si usted ha experimentado algunos problemas de producción con su proveedor, entonces usted debe dedicar más tiempo a la auditoría de la zona de producción.

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Llegar a las instalaciones de su proveedor a tiempo. Es importante mantener el horario de su proveedor en consideración. Si es posible, trate de evitar la reprogramación de su auditoría, ya que hace que su empresa parece poco profesional.

Prestar atención a la zona de aparcamiento, la zona contenedor de basura y el área de recepción para ver si están limpias. Tome nota si son recibidos de una manera profesional y cortés. Todas estas cosas son un reflejo de los principios de equipo de gestión del proveedor.

Haga un recorrido por las instalaciones. Busque cualquier defecto de equipos o problemas de seguridad. Preguntar sobre el número de trabajadores temporales y el número de empleados del personal trabajan en las instalaciones. Auditar políticas de envío del proveedor, y observar los procesos de producción y montaje. Documentar la actitud del gerente mientras están de gira por las instalaciones y la realización de su auditoría.

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Mira las facturas de un proveedor existente y contratos de fijación de precios para garantizar que el proveedor le está cobrando precisión. Busque cualquier discrepancia en la fijación de precios, tales como cargos imprecisos y los cambios de precios realizados antes de la hora programada. Colaborar con su departamento de cuentas por pagar a buscar cualquier inconsistencia en las facturas de proveedores, incluyendo cargos varios inexplicables y de envío y transporte inexactas honorarios.

Verificar las condiciones comerciales de un nuevo proveedor. Después de un par de meses de uso de un nuevo proveedor, debe revisar un lote de muestra de la línea de facturas de proveedores por línea y los contratos de negocios para ver si coinciden con los términos. Si encuentra una discrepancia que demuestra que recibió cargos extras, debe comunicarse con el proveedor para solicitar un reembolso.

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Tome notas de las cosas que está observando. Esto le ayudará cuando es el momento de escribir su evaluación y presentarla a la administración. Añadir tantos detalles como sea necesario para sus notas para que sean capaces de abordar eficazmente cualquier problema.

Escriba su evaluación. Incluir en su evaluación de las recomendaciones y los apoya con evidencia. Por ejemplo, si se recomienda nuevos equipos, documentar el equipo defectuoso notado en el desempeño de su auditoría. Proporcionar al proveedor con la evaluación y discutir cualquier preocupación con su proveedor tiene.