Cómo informar de viáticos de viaje
Muchas personas tienen que viajar por negocios y, por lo tanto, están obligados a dar cuenta de sus gastos de viaje. Mientras viaja en la moneda de diez centavos empresa puede ser divertido, sino que también debe estar justificada. Las empresas deben ser capaces de ver un rastro de papel de donde comió, cuando comió y cuánto la factura final fue por lo que puede asegurarse de que sus fondos para viajes están siendo utilizados adecuadamente. Esta es la razón por lo que es mejor para comenzar a planificar sus gastos de viaje antes de tiempo, lo que incluye la investigación de políticas de la empresa, los restaurantes locales y cualesquiera otros gastos de viaje cree que puede incurrir.
Contenido
Cosas que necesitará
- Copia de las políticas de su empresa en los gastos de viaje
- Bolsa, bolsa o sobre para mantener sus recibos
- fotocopiadora para hacer copias de sus recibos
Lea las políticas de su empresa en los gastos acumulados durante un viaje de negocios. Atender a cualquier per diem tapas, que pueden incluir límites en la cantidad de empleados puede gastar en alojamiento, comidas, gastos imprevistos y entretenimiento. Escribir estas políticas hacia abajo y llevarlos con usted cuando viaje.
Utilice su tarjeta de crédito de la compañía o de la caja chica para pagar todos los gastos de viaje de empresa. Si usted no tiene acceso a estos elementos, utilizar una tarjeta de débito o tarjeta de crédito para todo. Esto hace que sea más fácil para reembolsar a ti mismo para estos gastos más tarde.
Guarde todos los recibos de alojamiento, comidas, gastos imprevistos y entretenimiento en una cartera designado, bolsa o un sobre. Si así lo requiere, pida a los cajeros para los recibos detallados. Mantener una cuenta corriente de sus gastos de viáticos, así como un recuento de todas las tapas que tienen que asegurarse de que no pasen por encima limitan sus gastos diarios.
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Crear una hoja de cálculo que contiene las fechas de su viaje, y la cantidad de sus gastos eran en cada día de viaje. Puede que tenga que romper sus gastos en categorías, tales como comidas y entretenimiento o incluso en sub-categorías, como almuerzo o cena, si usted tiene un máximo de tapas en cada comida o excursión. Tenga en cuenta los informes de gastos que algunas empresas han pre-existentes que pueden querer que usted utilice. Deben contener estas mismas categorías.
Compruebe y vuelva a comprobar su informe de gastos para asegurarse de que los números que estás informes coinciden con sus recibos. También quiere asegurarse de que has estado dentro de su asignado, viáticos por el control de sus números y recibos contra la política de la empresa.
Foto copia todos los recibos de viaje. Colocarlos en el orden en que los haya obtenido, a partir de su primer gasto del viaje y terminando con el último. Si es posible, tratar de ajustar el valor de los ingresos de un día entero en una o dos hojas de papel. Esto hará que sea más fácil para la contabilidad para revisar sus gastos de viáticos.
Consejos advertencias
- Haga su mejor esfuerzo para permanecer dentro de sus límites de gasto per diem. Sin embargo, si no se puede, que desea utilizar una tarjeta de crédito o dinero en efectivo por separado para los gastos restantes. De esta manera usted no tiene que justificar por qué la factura de la cena fue de $ 25 más que se le asignó o explica al representante de la contabilidad por qué el recibo dice que la cuenta fue de $ 75, pero sólo como gasto $ 50 de la misma. Es simplemente más fácil de mantener estos gastos extras a sí mismo, y la mejor manera de hacerlo es mediante el uso de otra tarjeta para mantener las cargas fuera de sus recibos de trabajo.
- Incluso si está dentro de sus límites de gastos de viáticos, usted no quiere a gastos visitas a lugares "desagradables". Estos incluyen viajes nocturnos a bares o en lugares con entretenimiento para adultos. Usted sabe que su empresa mejor, pero si no es de conocimiento común que las horas felices y gorros de noche son gastos perfectamente legítimas, no debe incluirlos.