Cómo estimar los gastos de viaje de negocios

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Al considerar todas las opciones - elección de hotel, la elección de vuelo, la cantidad a gastar en alimentos - lo que tiene que hacer malabares y comparar las cifras y realizar un seguimiento del total. Una hoja de cálculo puede ayudar. Puede descargar una plantilla de viajes presupuestación Excel de Microsoft, o elaborar uno que se adapte mejor a sus necesidades personales. También puede utilizar una hoja de cálculo para comparar viajes alternativos o sopesar los beneficios potenciales. Un viaje a París, por ejemplo, podría valer la pena si aumenta sus exportaciones a Europa.

Si su empresa ha enviado personas en viajes de negocios en el pasado, repasar los informes de gastos. Esto le puede dar información para las estimaciones más realistas. Los informes de gastos que pueden mostrar donde los costos eran menos de lo esperado y en los que rompieron el presupuesto. Usted puede ser capaz de detectar patrones de gasto excesivo - por ejemplo, alojarse en hoteles de alto precio en lugar de alternativas razonables con los precios más económicos. Si recorta fuera un poco de grasa, los costos estimados bajan.

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Usted puede ser capaz de exprimir más de su presupuesto de transporte de lo que cree. Si usted tiene algunos viajes próximos a la orden del día, llame a las líneas aéreas y preguntar por los descuentos comerciales. Hablar con las agencias de viajes sobre si tienen líneas aéreas asociadas o los hoteles que te ofrecen una tarifa reducida. Mira si conducir o tomar el tren puede ahorrar sustancialmente, o si volar en un aeropuerto diferente será más barato. Una vez que sepa las opciones, sus cálculos se vuelven más realista.

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Viajar al destino es sólo el primer paso. La hoja de cálculo debe incluir todo, los empleados tienen que pasar: un subsidio de alimentos, gastos de hotel, billetes de limpieza en seco, transporte terrestre y los clientes entretenidos. Mirar en opciones tales como un hotel más barato en la calle de la convención, o dos viajeros compartiendo una habitación. Una vez que tenga los hechos, conectarlos a su presupuesto y ver lo mucho que puede ir hacia arriba o hacia abajo.