Cómo establecer una oficina virtual
Cómo establecer una oficina virtual. En un entorno global, los lugares de trabajo prácticamente no tienen límites con empleados ubicados en todo el mundo. Con los crecientes precios de los bienes raíces, la oficina virtual se ha convertido en un fenómeno atractivo para muchas personas de negocios. Las empresas pueden estar ubicados en un lugar determinado, pero los empleados realizan sus operaciones de oficina del día a día desde diferentes lugares, tales como un hotel, cafetería o en el hogar.
Decidir sobre una dirección comercial para su oficina virtual. Podría ser un número de buzón o se puede utilizar un (Recibir Agencia de correo comercial) de servicios de buzón CARM para obtener una dirección que suenan corporativa.
Video: Pasos para crear una oficina virtual
Mire en las opciones de conectividad. Hay varios para elegir si sus correos electrónicos, teléfonos celulares, foros en línea, mensajería instantánea, VoIP y más.
Haga su ubicación elegida para la oficina virtual listo para la instalación. Proporcionar el lugar y crear un ambiente de trabajo de la manera que le gustaría. Asegúrese de que hay suficiente espacio para la instalación de componentes electrónicos necesarios, tales como computadoras, máquinas de fax y las líneas telefónicas.
Instalar el software necesario en los equipos en función de sus necesidades. Algunos programas están diseñados específicamente para conferencias web, presentaciones, programación de reuniones y así sucesivamente. También es una buena idea elegir un programa antivirus confiable para proteger su PC de asalto en línea.
Póngase en contacto con un proveedor de servicios telefónicos y obtener un sistema moderno teléfono con un mecanismo de respuesta de voz interactiva (IVR) para ayudar a manejar llamadas sin tener que estar en el lugar. Su tecnología incorporada tiene un precio razonable y que cobran sólo por el uso real.
Video: Oficinas Virtuales | Cómo funciona una Oficina Virtual | Oficinas IBS
Configurar una instalación de intranet destinado a ser visitada sólo por los empleadores de la empresa para transmitir información, comunicación vital, archivos y documentos o entrar en la red privada virtual (VPN) para que el material transferido es totalmente confidencial. Realizar un seguimiento de quién está accediendo a la base de datos de su organización, manteniendo los registros de entrada, salida y acceso a la información.
Programar sus reuniones oficiales con los compañeros de trabajo, clientes u otras personas más de una taza de café en un lugar que es bueno para todos. Si todos sus contactos no pueden estar físicamente allí, se puede organizar la conectividad mediante el uso de cámaras web, teléfonos celulares y mensajería instantánea.
Asegúrese de que sus empleados se someten regularmente tabla de tiempos para registrar el número de sus horas de trabajo. Sistemáticamente mirar por encima de estas hojas de tiempo en base a las horas estimadas necesarias para las tareas específicas para mantener el tiempo no productivo invertido en jaque.
Consejos advertencias
- Una serie de aplicaciones de negocios vienen en forma de "suites" que incluyen la mayoría de los programas necesarios para establecer una oficina virtual y aún más. Algunas de las suites populares son Microsoft Office, Lotus, Corel y AppleWorks.
- Si usted tiene el presupuesto, proporcionar a sus empleados con la parafernalia necesarios, tales como ordenador portátil, teléfono celular Wi-Fi, VoIP y otros equipos. Luego, usted y su equipo de trabajo puede estar conectado de manera eficiente.
- Copia de seguridad de sus datos regularmente para evitar un colapso total de su negocio día a día, si el sistema se bloquea. Esto puede ser un escenario de pesadilla de hecho.