Cómo escribir notas de Voluntarios para la fiesta de Navidad

El uso de notas de los empleados para solicitar voluntarios para la planificación de la fiesta de oficina es una buena manera de involucrar a muchos trabajadores y hacer que se sientan incluidos en el equipo de la oficina. El uso eficaz de los empleados voluntarios puede hacer eventos como fiestas de Navidad vienen a pedir de boca. Memos también asegurar que un mensaje o anuncio llegue a todos los destinatarios. Al planificar las fiestas de Navidad y otros eventos de oficina, es necesario asegurarse de que todos los que están invitados a asistir es consciente de la fecha y la hora.

Cosas que necesitará

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Determinar el tipo de la fiesta de Navidad con la oficina tendrá. Decidir si el evento se llevará a cabo en la oficina o fuera de las instalaciones. Establecer un presupuesto. Determinar el número de personas que serán invitados, incluidos los cónyuges de los empleados o invitados. Decidir si se servirá alcohol y la posibilidad de proporcionar bebidas de cortesía o una barra de efectivo. Mantenga una lista detallada de los parámetros del partido para guiar a los voluntarios en su puesta en marcha.

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Determinar el número de voluntarios empleado tendrá que organizar y facilitar la fiesta. En la mayoría de los casos, se requerirán al menos 10 voluntarios para cubrir todas las funciones. Elegir un líder voluntario para supervisar los otros empleados voluntarios. Discutir los detalles de la organización directamente con el voluntario plomo. Asegúrese de que cada voluntario anticipado tiene el tiempo y la capacidad de participar antes de la asignación de roles.

Crear una nota a todos los voluntarios potenciales indicando su necesidad de ayuda con la fiesta de la oficina. Proporcionar el nombre del empleado que ha seleccionado para actuar como enlace voluntario. Asegúrese de que todos los voluntarios entienden que, además de usted, una persona adicional estará disponible para trabajar a través de la logística de la organización de la fiesta. Pedir a todos los destinatarios de la nota de ponerse en contacto con usted dentro de una semana para saber si pueden ser voluntarios. Mantenga una lista de todos los que han aceptado ayudar.

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Enviar un segundo memorándum a las personas que se han ofrecido. Asignar tareas y responsabilidades del partido a los individuos o grupos pequeños. Por ejemplo, colocar un grupo encargado de la selección de la comida menú- un segundo grupo encargado de hacer circular las invitaciones de un tercer grupo a cargo de las decoraciones, los favores de fiesta y los regalos. Seguir dividiendo las tareas hasta que se cubren todos los aspectos de la fiesta. Puede que tenga que contar con voluntarios adicionales si su partido es grande, formal o más complejo que un encuentro casual en la oficina.

En la segunda nota, anunciar un calendario de reuniones del comité de voluntarios del partido, semanales o mensuales, para organizar y preparar. Programar la primera reunión por lo menos de cuatro a seis meses antes del evento. Esto ayudará a asegurar que ningún detalle se pasa por alto y todos los voluntarios a entender sus responsabilidades y compromisos de tiempo. Programar las reuniones durante horas de trabajo, en el lugar, pero asegúrese de que no van a impactar negativamente en el trabajo diario de los voluntarios. Pedir a todos los voluntarios para hacerle saber si van a asistir a la reunión de lanzamiento.

Utilice las notas para el seguimiento regular con todos los voluntarios de todo el proceso de planificación. Estado en cada nota de lo que se discutió en la última reunión y lo que se discutirá en la próxima reunión. Pida a los voluntarios para comunicarse con todo el grupo si tienen ideas, sugerencias, preguntas o inquietudes para que todo el mundo estará plenamente conscientes de cómo el proceso de planificación está progresando.

Antes del evento, envía un memorando a todos en su oficina o empresa, dando las gracias a los voluntarios de los empleados por su trabajo en la preparación para el partido. Esta expresión de la gratitud es importante para los voluntarios.