Cómo usar el programa para detectar el fraude
Las pequeñas empresas pierden por ciento en promedio de 6 a 10 de sus ingresos al fraude cada año. Hay maneras de prevenir el fraude, y la mayor parte es de sentido común, pero hay maneras de determinar si se está produciendo el fraude en su negocio. QuickBooks es el más popular paquete de software de contabilidad para los propietarios de pequeñas empresas, y hay medidas de seguridad integradas en el software para ayudar en la detección del fraude.
Asegúrese de que su versión de QuickBooks es actual - 2008 o posterior. En 2008, QuickBooks hizo una parte incomprendida gran parte del software más fácil de usar: el fichero de auditoría. Cada entrada en QuickBooks se registra de forma indeleble en este mapa. Si se cambia una factura, borrado o alterado de ninguna manera, el fichero de auditoría captura la identidad del usuario que lo cambió, la hora y el día en que ocurrió el cambio, y lo que se ha cambiado.
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Generar el informe de auditoría - asegúrese de hacer esto cuando usted tiene un montón de tiempo porque este informe tarda mucho tiempo para generar aún por sólo unos pocos días de transacciones. Haga clic en la pestaña "Informes" en la barra de menú superior. Desplaza hacia abajo a la pestaña "informes de Contador", y verá "Audit Trail" como una de las opciones. Haga clic en él y aplicar las fechas que desea comprobar.
En QuickBooks, no se puede crear o imprimir una factura sin guardarlo, y esto lo guarda en el fichero de auditoría. Si hay un número regular de las facturas sean eliminados o alterados, que son más que probable que el fraude experimentar. A veces, un estafador le hará firmar la factura $ 3.200 pago cuando la cantidad es en realidad $ 3,000- los otros $ 200 de ser robado y todas las conciliaciones coincidirá.
Tienen sus estados de cuenta y cheques cancelados listos para hacer un poco de investigación. Exportar sus cheques informe se encuentran en "Informes", "banca" y "controles" en Excel, y buscan cheques de cantidades idénticas de duplicación. A menudo, un estafador emitirá dos cheques por la misma cantidad para el mismo proveedor y enviar tanto, a continuación, un día después llamar al vendedor para enviar la parte posterior comprobación extra que lo hará a continuación, "lavado" y utilizar por sí mismo.
Mira en el informe de cheques y la pista de auditoría para los controles que se han creado y después borrados o alterados de alguna manera. Los cheques cancelados revelarán qué banco y, la mayoría de veces, que los cobro. Si alguno de sus proveedores y sus empleados utilizan el mismo banco, mantener un ojo extra en esta posibilidad sucediendo.
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Una vez más, el fichero de auditoría no puede ser alterado, pero en versiones anteriores de QuickBooks no puede ser activada. Así que asegúrese de que está trabajando. Si ha habido una alteración a una transacción, la entrada original será en la parte inferior con los cambios posteriores por encima de ella. Incluirá el día, la hora y el usuario que realizó el cambio.