Cómo hacer arreglos de viaje para ejecutivos
Si trabaja como asistente administrativa, un asistente ejecutivo o de alguna otra función de apoyo administrativo, en algún momento es probable que haga los arreglos de viaje para uno o más ejecutivos. La mayoría de las empresas tienen contratos con agencias de viajes que trabajan con aerolíneas y hoteles en representación de las corporaciones o las propias empresas tendrán servicios de viajes de la casa. De cualquier manera, usted creó viajes ejecutivos a través de la entidad de servicio necesidades de viaje de la compañía.
Obtener destino, la salida del viajero y las fechas y los asientos de avión y volver preferencias. Pregunta qué hotel y la compañía de alquiler de coches que prefiere. Corporaciones suelen tener tarifas negociadas con algunos hoteles y agencias de alquiler de coches. Se puede elegir entre aquellos. Pregunta si necesita transporte desde y hacia el aeropuerto. La compañía probablemente utiliza un servicio de limusina o tiene contrato coches de la flota propiedad de la compañía del servicio de viajes puede reservar.
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Asegúrese de que los documentos de viaje de los ejecutivos estén al día. Él debe tener un pasaporte con al menos seis meses de validez antes de la fecha de caducidad. Algunos destinos internacionales también necesitan visado para la entrada en el país.
Pedir al viajero de lo que cuenta el kilometraje aerolínea sus millas de viaje deben ser depositados en. Las compañías aéreas tienen alianzas entre sí, y las millas acumuladas puede entrar en otras cuentas de asociación. Obtener un número de tarjeta de crédito para mantener las reservas de coches de alquiler y hoteles.
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Llame a la agencia de viajes y hacer los arreglos. Confirmar que el viaje es por negocios. ejecutivos de las empresas se les permite reservar la clase de negocios (entre asientos de primera clase y el entrenador) en vuelos de tres horas o más.
Pedir a la agencia de viajes que usted y el viajero por correo electrónico una copia del itinerario antes de emitir billetes. Lea el itinerario cuidadosamente. Asegúrese de vuelos, hoteles y alquiler de coches muestran los números de confirmación. Prestar especial atención a la ortografía del nombre del viajero. Cualquier faltas de ortografía se mostrarán en el billete de avión. Si el nombre en el boleto y el nombre en el pasaporte no coinciden, el ejecutivo no se le permitirá a bordo del vuelo.
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Cuando esté satisfecho el itinerario es correcta, llame a la agencia de viajes de nuevo diciéndoles cuándo emitir el billete. La mayor venta de entradas se realiza a través de billete electrónico. Tanto usted como el viajero recibirá un correo electrónico que contiene el billete electrónico. Imprimir el ejecutivo de una copia para su uso en el aeropuerto para asegurar las tarjetas de embarque.
Consejos advertencias
- Si la empresa tiene su propio servicio o contratado viajes, cuentas kilometraje aire, preferencia de asiento, las fechas de vencimiento de pasaporte y visa, empresa e información de tarjeta de crédito personal y las necesidades dietéticas especiales estarán en perfil de viaje del ejecutivo. No se le pedirá que proporcione cualquiera de ellos.