¿Cómo hacer un seguimiento de los cartuchos de tinta para pedidos para una escuela
Hacer un seguimiento de la adquisición de consumibles y la impresora para una organización grande, tal como una escuela, puede ser un reto. Cada modelo de impresora utiliza un tipo diferente de cartucho de tinta o de tóner, y cada cartucho de tinta se imprimirá un número diferente de páginas antes de que necesita ser reemplazado. Aunque se puede realizar un seguimiento de los cartuchos de tinta que ordena la antigua usanza, con una lista de papel y lápiz-generado, la creación de una hoja de cálculo para almacenar toda la información relevante ahorrará tiempo y que pueda hacer un presupuesto para la tinta con mayor eficacia con el tiempo .
Crear una nueva hoja de cálculo para realizar un seguimiento de pedidos vacía cartucho de tinta usando programa de hoja de su ordenador. Es probable que su equipo viene con Microsoft Excel instalado como parte de Microsoft Office. Si usted no tiene Excel, descargar e instalar una suite ofimática libre, como OpenOffice, o utilizar una herramienta en línea como Google Docs, que se puede acceder sin costo alguno si usted registrarse para obtener una cuenta gratuita de Gmail.
Determinar la información que desea realizar un seguimiento. Esto variará sobre una base caso por caso, y uno de los beneficios de utilizar una hoja de cálculo electrónica es que es fácil de cambiar la información a rastrear a medida que cambian sus necesidades. Para empezar, intente seguir el número de la habitación donde está instalado cada impresora, el tipo de impresora, los tipos de cartuchos de tinta o tóner que utiliza la impresora, la cantidad que pagó por la tinta y la última fecha cuando usted ordenó tinta de repuesto.
Introduzca las cabeceras de las columnas de la hoja de cálculo en primer lugar. Observe cómo se configura la hoja de cálculo en blanco. Hay una fila de números que bajan el eje vertical y una fila de letras a través del acceso horizontal. En la primera celda, o fila 1 columna A, tipo "número de habitación." En la fila 1 columna B, tipo "Modelo de impresora". "Modelo cartucho de tinta" va en la fila 1 columna C, y así sucesivamente, hasta que haya introducido un encabezado de columna para cada pieza de información que desea realizar un seguimiento.
Selecciona la primera impresora que desea entrar en la hoja de cálculo y comenzar escribiendo el número de la habitación en la fila 2 columna A. Escriba el modelo de impresora en la fila 2 columna B y luego continuar introduciendo toda la información pertinente en la columna apropiada, incluyendo la fecha en que última ordenado de tinta.
Introduce información para la siguiente impresora, empezando con la fila 3 columna A, y a continuación, introduzca los otros datos para esa impresora en cada columna correspondiente. Continuar la introducción de información para cada impresora posterior en una nueva fila hasta que se enumeran todas las impresoras e información de la impresora. Cuando haya terminado, guarde la hoja de cálculo en el disco duro del ordenador.
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Crear columnas de fecha en blanco adicionales para registrar cada vez que el orden de tinta para una impresora en particular. Guarde el archivo en su disco duro cuando haya terminado para que pueda utilizarlo la próxima vez que un pedido de consumibles.
Consejos advertencias
- Utilice un formato especial para resaltar información importante o como ayuda organizativa. Por ejemplo, utilizar una fuente en negrita para encabezamientos de las columnas y una fuente de color para agrupar impresoras en la misma unidad organizativa. Por ejemplo, se puede usar verde para impresoras de uso de la facultad, azul para las impresoras de uso de los estudiantes y naranja para impresoras configuradas en una biblioteca.
- Después de algún tiempo ha pasado - un semestre o un año escolar, por ejemplo - en total la cantidad gastada en la tinta de cada impresora durante ese período. Puede utilizar esta información para observar si algunas impresoras se utilizan con más frecuencia que otros, ya sea una impresora es más rentable que el otro, e incluso qué departamentos o aulas utilizan la mayor parte de la tinta - información que puede ser útil tanto para el reordenamiento y la presupuestación propósitos.