Etiqueta de fax

Para muchas empresas, enviar y recibir faxes son una ocurrencia diaria. Fax es tan común que es fácil caer en una comunicación informal. Siguiendo unos sencillos pasos ayudará a mantener sus faxes aspecto profesional. La práctica de la etiqueta de fax adecuada para hacer de su negocio mantiene la reputación profesional que ha trabajado tan duro para construir.

Recuerde siempre enviar por fax documentos es un proceso de negocio. Como tal, tenga en cuenta estas pautas básicas:

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  Siempre incluir una portada, libre de cualquier información o obra innecesaria. Incluir en la portada de su nombre e información de contacto, el número de páginas (incluyendo la portada del fax), el destinatario y cualquier otra información pertinente. Recuerde que el destinatario del fax puede no ser el único que ve el documento, así que asegúrese de mantener la portada del fax profesional.

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  Después de la transmisión del fax, hacer una llamada de seguimiento para el receptor. Esto no requiere un debate en profundidad sobre lo que contenía el fax. Simplemente estás confirmando que se recibió el fax. Es apropiado en esta conversación para que la persona sepa que están libres llame con cualquier preguntas de seguimiento a los materiales enviados por fax a su conveniencia.

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  Sea prudente al enviar por fax la información sensible o confidencial. Si va a enviar la información de carácter personal, llamar con anticipación para que el individuo sabe que está enviando el fax de antemano. Una forma de evitar este tipo de problema es utilizar un servicio de fax en línea. Estos servicios envían por fax directamente a un ordenador personal.

• Tenga cuidado con el envío de materiales no solicitados. Toda persona que trabaja en una oficina sabe lo molesto esos anuncios para el seguro médico de bajo costo y los viajes con grandes descuentos a Hawaii puede ser. Si envía faxes no solicitados a sus clientes, lo hacen sólo en las raras ocasiones cuando se justifica. Si usted recibe una solicitud de un receptor solicitando no recibir este tipo de faxes, respetar sus deseos y eliminarlos de su lista.

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Al igual que con el envío de faxes, hay reglas de etiqueta alrededor de la recepción de faxes, así:

• Respetar la privacidad de faxes confidenciales recibidos. No comparta información personal con sus compañeros de trabajo que se destinan exclusivamente para su visualización.

• No deje faxes sensibles ahí donde otros potencialmente pudieran verlos. faxes tratan como lo haría con cualquier otra documentación confidencial.

• Si recibe un fax por error, dejar que el remitente saber, dándoles una llamada. Por lo general, se solicita que se destruyen todos los faxes recibidos con error.