¿Cómo puedo realizar anotaciones correctamente un archivo adjunto en una nota de la oficina?
En el mundo de los negocios, un memorándum sigue un formato específico y requiere un particular estilo de escritura para animar a los lectores a tomar medidas después de revisar su información. La escritura y la anotación de archivos adjuntos en mensajes de correo electrónico es más flexible, pero se debe seguir el mismo formato utilizado en las notas tradicionales para una apariencia profesional. Con el aumento de la comunicación por correo electrónico en situaciones entre oficinas, aprender a anotar correctamente y adjuntar los documentos pueden evitar que sus notas a parar a la carpeta de "correo no deseado". Se puede observar un archivo adjunto, tanto en el cuerpo y al final de la nota a estimular más discusiones entre usted y el destinatario.
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Escribir el borrador de la nota antes de agregar los archivos adjuntos adicionales al documento. Asegúrese de comenzar utilizando formato de cabecera propiamente dicho, con "A", "De", "Fecha" y "Asunto" en la parte superior. memos de correo electrónico no siguen el mismo formato que una copia impresa, por lo que los márgenes adecuados no están obligados a dar formato a un documento electrónico eficaz.
Pulse la tecla "Enter" dos veces (para omitir dos líneas) y empezar a escribir el cuerpo de la memo- esto debe introducir el problema, el contexto y las tareas requeridas, mientras que mencionar tantos detalles como sea posible. Crear un esquema de la nota en su procesador de textos. Escribir los detalles de la nota al iniciar con una explicación clara y concisa de la nota a continuación, siga con el contexto que condujo a su descubrimiento de la cuestión. Romper el problema en las viñetas para una fácil lectura.
Mantenga las oraciones 20 palabras o menos y párrafos de tres a cinco oraciones cada uno- utilizan dispositivos de transición para hacer que el flujo de documentos. En la parte media del cuerpo, asegúrese de mencionar que hay un archivo adjunto al correo electrónico- esto ya debe ser evidente a través del icono de clip situado en el lado del mensaje de correo electrónico, pero aún así es importante hacer una nota de la misma en el cuerpo antes de terminar la nota.
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Escribir el segmento de cierre de la nota indicando la forma en que el lector puede ponerse en contacto con usted para iniciar el proyecto o solucionar el problema. Asegúrese de que usted indique detalles específicos de su disponibilidad, las intenciones de la reunión y las posibles soluciones antes de mencionar el accesorio una vez más. Pulse la tecla "Enter" cuatro veces y escribir "Anexo" en el margen izquierdo del correo electrónico. El formato es el siguiente:
Se adjunta: Análisis Financiero, Julio [X], 20XX
Consejos advertencias
- Vuelva a comprobar que su correo electrónico contiene el archivo adjunto antes de enviarlo.
- Mención de la unión una vez en el cuerpo y una vez al final, con la anotación apropiada.
- Completar una revisión exhaustiva de la nota para asegurarse de que todas las ideas están presentes.
- Enviar archivos adjuntos de tamaño razonable para garantizar la entrega a la bandeja de entrada del destinatario.
- Escribir con verbos de acciones concretas para alentar a los lectores a tomar una posición para ayudar a resolver su problema.
- No envíe la primera copia de la grabación sin revisión o corrección de pruebas.