Cómo escribir correos electrónicos diplomáticos

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Configurar el tono centrándose en cómo sus ideas, mensajes o instrucciones ayudarán a sus empleados. Reconocer cualquier luchas relacionadas con el trabajo que están enfrentando, tales como problemas técnicos o contratiempos, y pedir - en lugar de la demanda - cuando hay algo que desea o necesita. Por ejemplo, si va a añadir más personal para un proyecto existente, escribe, "Sé que este proyecto ha colocado una carga adicional en su equipo, así que le pregunté Jane Doe para ayudar con la edición de textos. ¿Sería capaz de proporcionar ella con un borrador antes del fin de semana?" lenguaje diplomático tiene un tono amable que intenta poner destinatarios a la facilidad.

Evitar personal, confidencial o temas sensibles, tales como información sobre los salarios, los problemas de personal o conflictos internos, en un correo electrónico diplomático. Sólo discutir los asuntos públicos, sugiere la revista Inc.. Siempre abordar las cuestiones personales o confidenciales cara a cara o por teléfono, si una reunión cara a cara no es posible. Nunca se sabe cuando un correo electrónico puede ser que consiga pasar por la oficina. Utilizar saludos y cierres profesionales, por lo que los destinatarios sepan que la correspondencia es, no de naturaleza personal relacionada con el trabajo. Por ejemplo, comenzar con el correo electrónico "Hola," "Saludos" o "Buenos días" - no "Oye," "yo" o "Para mi gente."

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Concentrarse en "yo" declaraciones, en lugar de "tú" declaraciones, sobre todo cuando se está abordando defectos, errores o correcciones en un correo electrónico. Explicar sus declaraciones, por lo que los beneficiarios obtienen una comprensión clara de sus objetivos e intenciones. Por ejemplo, si desea enviar un correo electrónico de toda la empresa sobre la importancia de cumplir con los plazos, escribe, "Siempre ha sido mi objetivo de cumplir los plazos con el fin de mantener una fuerte base de apoyo al cliente. La puntualidad y la eficiencia son dos de mis principales prioridades, así que por favor en contacto conmigo si se presentan situaciones que podrían dar lugar a dificultades de plazo."

Ser honesta y directa con su correspondencia, por lo que sus compañeros de trabajo no tienen que leer entre líneas o de adivinar lo que estás tratando de decir. lenguaje diplomático es discreto, conciso y al grano. Retire el exceso de palabras, pensamientos o ideas que puedan confundir a sus empleados o atascar su correo electrónico. Por ejemplo, si usted quiere hacer frente a violaciónes del código de vestimenta de los empleados en un correo electrónico a los maestros, escribir, "Por favor, revise los requisitos del código de vestir en el manual del empleado. No pantalones cortos, camisetas sin mangas o chanclas durante el horario escolar." Dirección del correo electrónico para "todos los empleados," para que nadie se destaca.