Diferentes maneras de presentar los documentos en un archivador

Un archivador típicamente se refiere a una pieza de mobiliario de oficina que almacena los archivos y documentos. archivadores vienen en diferentes tamaños. Algunos tienen cerraduras para evitar el acceso no autorizado, mientras que otros gabinetes son fáciles de transportar y accesible por cualquier persona. Los negocios con larges cantidades de archivos, tales como hospitales, bufetes de abogados o escuelas, a menudo mantienen gabinetes que no se pueden mover fácilmente.

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Existen múltiples maneras de presentar los documentos. Para desarrollar un enfoque sistemático, se debe analizar la información que se almacena dentro de los archivos. Una lluvia de ideas diferentes maneras para que pueda seleccionar el mejor método. Por ejemplo, si se mantiene un registro de proveedores de piezas de automóviles, entonces se podría presentar con un enfoque alfabético según el nombre de la empresa. También podría establecer un método para proveedores separados por región (por ejemplo, Sur, Oeste, Este, Internacional). Si mantiene un registro de los reptiles, a continuación, su método podría implicar la organización de los reptiles por sus nombres científicos o por la fecha de creación del archivo.

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Una vez que el diseño de un método satisfactorio, asegúrese de anotarla para que otras personas puedan entender y seguir el sistema de archivo. También debe asegurarse de que los archivos se conservan adecuadamente, debido a que su sistema rápidamente se convertirá en ineficaz si los archivos son incompletos (por ejemplo, los datos que faltan) o guardado en condiciones apropiadas (por ejemplo, categorías de presentación ignoran). Por ejemplo, si se van a separar los sexos por el color, entonces las personas que crean archivos deben recordar para distinguir machos y hembras.

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Usted debe anticipar el crecimiento y añadir los gabinetes adicionales o espacio como sea necesario. De lo contrario, los registros se rellena con demasiada fuerza. Ten en cuenta también cómo diferenciar activa de los archivos inactivos y, en su caso, al destruir o triturar los archivos inactivos.

Muchas empresas a implantar sistemas de organización de documentos que utilizan documentos originales o copias impresas. Sin embargo, antes de crear un nuevo sistema de archivo, debe explorar las opciones virtuales. Por ejemplo, usted podría comprar un programa de software y datos de entrada ya sea en un servidor interno o basadas en web. Incluso si actualmente tiene un sistema de archivo, se debe evaluar el tiempo y el costo de la transferencia de datos con el potencial de ahorro de costes y la eficiencia del almacenamiento digital o basado en la web. Los bufetes de abogados que utilizan software de gestión de casos agujas podrían pasar mucho tiempo la transferencia de datos, sino que existen una vez que el sistema está en pleno funcionamiento innumerables ventajas, como la posibilidad de acceder a los archivos desde ubicaciones remotas.