Características de un Sistema de Información Contable

Con muchas subdivisiones de la contabilidad hay reglas y regulaciones muy estrictas en cuanto a la organización y lo que está y no está permitido. Este no es el caso con los sistemas de información contable. Simplemente hay demasiadas opiniones con respecto a lo que un AIS es y lo que no lo es. Lo que distingue al AIS de otros sistemas de información son las obligaciones legales y profesionales impuestas en la gestión y contables de una empresa.

Video: Sistemas de Información Contable.

Video: SISTEMAS DE INFORMACIÓN CONTABLE

Una de las características de un AIS es el flujo de información. Se ilustra aquí por el uso de una pirámide con la dirección en la gestión superior, media justo por debajo de que, las operaciones de gestión por debajo de esa, y el personal de operaciones que representan la base de la corriente de información. La información relativa al desempeño de la empresa se desplaza hacia arriba para todos los niveles de gestión a través del personal. La alta dirección es responsable de los accionistas o propietarios de la empresa para la información que reciben. Contribuyendo a la información sobre el desempeño de la empresa son los clientes y proveedores, con los que el personal de operaciones tienen contacto día a día. Con el uso de esta información la alta dirección se filtra información sobre el presupuesto y las instrucciones sobre cómo cambiar o mejorar las interacciones del día a día con los clientes y proveedores de la empresa. Información de los proveedores y clientes se conoce como flujos de información externa. Los de personal para el manejo y la gestión para el personal son conocidos como los flujos de información interna.

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Otra característica de la AIS es en el procesamiento de transacciones. Un AIS procesa dos tipos diferentes de transacciones. La transacción financiera, que es cualquier transacción monetaria en la naturaleza que afecta a los activos o acciones de una organización empresarial. La transacción no financiera es una decisión que, si bien no se mide con dinero, puede afectar a la salud de la contabilidad general de la empresa. Por ejemplo, si la empresa decide cambiar de proveedor debido a un aumento sustancial de los precios de un proveedor actual, el efecto inmediato no es de naturaleza financiera hasta el primer pedido.

Todas las transacciones se introducen en el Sistema de Información Contable con el propósito de influir en la toma de decisiones de la alta dirección. Si la alta gerencia es consciente de la venida aumento de los costos, impuestos o una pérdida potencial de la clientela, se pueden tomar decisiones para contrarrestar las consecuencias negativas de los acontecimientos futuros.

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Un modelo típico de un AIS ilustra estas características e incluye tres pasos diferentes en el manejo de la información. En primer lugar es la recopilación de datos. Es considerado el más importante de los tres pasos, como si no se detectan errores, el sistema puede crear una salida fiable. Los dos requisitos principales del proceso de recogida de datos es que los datos utilizados ser tanto relevante y eficiente. Es en la etapa de recolección de datos que la relevancia de los datos debe ser pesado para filtrar todos los hechos irrelevantes desde el sistema. La eficiencia implica la recogida del mismo conjunto de datos una sola vez. De no hacerlo conduce a datos redundantes. El segundo paso es en el procesamiento de datos, o el intento de organizar los datos de tal manera que la administración puede tomar decisiones en lo que respecta a las decisiones financieras de la empresa. Un ejemplo sería en el uso de los datos de ventas para pronosticar las futuras expectativas de ventas. Sobre la base de esas expectativas se pueden tomar decisiones sobre las necesidades de personal. El tercer paso es la generación real de información que conduzca a la toma de decisiones. Si la decisión se basa en operaciones financieras o no financieras, la decisión puede afectar a las operaciones del día a día de la empresa y, posiblemente, la perspectiva financiera de la empresa.