¿Cuál es el propósito de un software de contabilidad?

Hubo un momento en que las operaciones contables se registran manualmente en grandes hojas de papel, columnares de llamada almohadillas gran libro verde. Afortunadamente para los propietarios de negocios, software de contabilidad ayuda a hacer la contabilidad eficiente, precisa y compatible. La elección de un software de contabilidad es una consideración importante para cualquier dueño de negocio o la gestión profesional y debe recibir la máxima prioridad.

El software de contabilidad almacena las transacciones de negocios en diferentes cuentas que son designados por el tipo de transacción y categoría. Los ingresos y gastos son dos tipos de transacciones almacenados en el software de contabilidad. Ejemplos de categorías incluyen los costes de personal y equipos de oficina. Una lista completa de todas las transacciones registradas por tipo y categoría se conoce como el libro mayor.

El software de contabilidad generalmente se clasifica en dos tipos. El primer tipo está destinado a profesionales de la contabilidad que tienen una clara comprensión de la contabilidad del libro mayor. El segundo tipo está dirigido a los propietarios de negocios que no tienen nada más que conocimientos básicos de contabilidad. El software de contabilidad también puede ser específico de la industria.

El software de contabilidad se divide funcionalidad en módulos que son ya sea estándar para el software o adquirido por separado. Las cuentas por pagar y cuentas por cobrar son ejemplos de dos módulos que son generalmente parte de un paquete de contabilidad estándar. Nómina y gestión de inventario son ejemplos de módulos adicionales que puede comprar por separado. Algunos software de contabilidad se instala directamente en su ordenador personal o red, mientras que se accede a otro software a través de Internet.

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Lo más importante a tener en cuenta al seleccionar el software de contabilidad es el nivel educativo de la persona que va a utilizar el software. Otras cosas importantes a considerar son la funcionalidad y el coste. Al calcular el coste total de la inversión, no se olvide de permitir la conversión de los costos, gastos de apoyo técnico y tasas anuales. La curva de aprendizaje es también una consideración importante al elegir el software de contabilidad. La rotación es caro y software con una curva de aprendizaje puede hacer que el volumen de negocios aumento de los costos dramáticamente.

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Software de contabilidad elimina la redundancia que una vez existió en la función de contabilidad. Por ejemplo, una vez que la información del proveedor se introduce en un módulo de cuentas por pagar, la información nunca tiene que ser ingresado de nuevo independientemente del número de cheques que emite a ese proveedor. Con el toque de un botón, software de contabilidad también puede generar estados financieros complejos, como la cuenta de resultados, balance general y estado de flujo de efectivo.

Muchos fabricantes de software ofrecen versiones de prueba de su producto. Crear casos de prueba de las transacciones contables diarias y prueba de ellos en cada versión de prueba que se tiene en cuenta. Si una versión de prueba no está disponible, pregunte a un representante de ventas para una demostración en vivo y dotarlos de los casos de prueba. Pedir a los fabricantes de referencias del cliente, preferiblemente en su línea de negocio.