Cómo llevar a cabo una auditoría del Departamento de Compras
El departamento de compras en la mayoría de las organizaciones es fundamental, ya que representa un gran porcentaje del gasto total para toda la organización y, ya que mantiene la organización suministrado con los bienes y servicios necesarios para su funcionamiento. El costo de las ineficiencias y / o procesos defectuosos puede ser muy alta, ya que tendrán un impacto en toda la organización. También la función de compras puede ser especialmente vulnerables al fraude ya que implica desembolsos de efectivo. auditorías operacionales del departamento de compras puede ayudar a eliminar el desperdicio, la ineficiencia y el fraude por lo tanto la adición de valor a los resultados de la organización.
Adoptar un enfoque de evaluación de riesgos para las funciones del departamento de compras en lugar de intentar auditar todas las funciones sobre una base anual. Identificar las funciones del departamento de compra y evaluar los riesgos asociados a cada uno. El uso de una evaluación de riesgos es crucial, ya que coloca a los recursos limitados de auditoría interna en las zonas donde más se necesitan.
Evaluar la estructura de control interno del departamento de compras. Utilizar el marco COSO integrado para la evaluación. Este modelo ayudará a poner controles en perspectiva y ayudar a relacionar los controles específicos con actividades comerciales específicas.
Realizar pruebas de los controles relacionados con las actividades de negocio de alto riesgo bajo auditoría. Obtener o preparar mapas de procesos de los controles que se prueban y realizan un recorrido a través de cada uno de estos controles para verificar su funcionamiento. Seleccionar una muestra de datos para las actividades de negocio concreta objeto de examen y la prueba del cumplimiento de los controles relacionados.
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Analizar los resultados de las pruebas de control para identificar las deficiencias o fallos de control. La administración debe estar al tanto de este tipo de situaciones por lo que las medidas correctivas se pueden tomar tan pronto como sea posible.
Realizar pruebas de confirmación de los datos detallados de las actividades comerciales que están siendo auditados. Estas pruebas deben incluir procedimientos analíticos, así como documentación de la fuente de prueba. Dado que los departamentos de compras que inician los desembolsos de efectivo del fraude es una gran preocupación, los auditores deben buscar los indicadores de fraude y / o anomalías en los datos como parte de los procedimientos analíticos.
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Llevar a cabo una conferencia de salida con los jefes de departamento de compras. Proporcionar una lista de resultados y problemas que necesitan ser resueltos y recomendaciones sobre la forma de resolverlos. Si se determina que el fraude, se debe informar a la alta dirección fuera del departamento de compras. Proporcionar los jefes de departamento de compras la oportunidad de presentar información y / o evidencia adicional que podría cambiar los resultados de la auditoría y para proporcionar un plan de acción correctiva para resolver hallazgo de auditoría y cuestiones pendientes.
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Escribir el informe de auditoría al nivel apropiado de la administración y / o el consejo de administración. Incluir el plan de acción correctiva por parte de los jefes de departamento de compras en el informe.